テレカンとは
テレカンの意味
テレカンファレンス（teleconference）の略
「テレカン」とはテレカンファレンス（ teleconference ）の略語を意味します。
Teleは「遠く」を意味する接頭辞であり、電話（telephone）やテレビ（television）そしてテレパシー（telepathy）などがあります。
「遠隔会議」を意味する
離れている（tele）+ 会議（conference）の単語が元であり、遠隔会議の意味を持ちます。
電話会議、web会議やテレビ会議が該当します。
テレフォン・カンファレンス（電話会議）の意味でも使用
広義のテレカンは遠隔会議全体
テレカンの意味するものは、サービスを提供する側やユーザーによってまちまちになっています。
電話、Web、テレビ会議のどれもテレカンと呼ばれており、広い意味でのテレカンは、遠隔会議全体を指していると言えます。
狭義のテレカンは電話会議を指す
反面狭い方の意味では「電話会議」を指しており、語感からすると電話会議のイメージが強いと言えるでしょう。
テレカンのおもな種類
電話会議
電話会議はテレカンの中で最も古く、最も多くのユーザーが利用しており、音声のみで複数の人が参加して行うものです。
安価に利用できる
メリットは、何より「安価に利用できること」であり、手持ちの固定電話や携帯電話はそのまま使用可能です。
また３つの地点以上での会議ならば、サービスプロバイダー提供の電話会議サービスが利用できます。
操作が簡単
また「操作が簡単」なこともメリットです。
初心者でも簡単な操作で使用可能であり、普段使う電話のようにダイヤルして、PINコードを入力すればOKです。
Web会議
電話会議に次いで多く利用されるのが、Web会議であり、代表的なものが「Cisco Webex」や人気の「Zoom」などです。
PCやタブレット、またはスマートフォンにソフトウェアをインストールし、インターネット上で利用します。
映像でもやり取りできる
電話会議との最大の違いは、映像が見えることです。
これにより相手の表情や仕草がわかるので、どのような気持ちで聞いているかが理解できます。
情報量が圧倒的に増えるため、スムーズな会議進行が可能となるでしょう。
資料を共有できる
PCでの資料も共有できるので、ExcelやPowerPointといった資料も使用して会議を進められます。
テレビ会議
テレビ会議が使われ始めたのは1990年代からとされています。
その特徴を説明します。
精度の高いやり取りができる
テレビ会議最大のメリットは「制度の高さ」です。
遠隔会議専用のシステムであるので機器が安定しており、カメラやマイクも高精度でのやり取りができます。
Web会議でも映像や音声または資料のやり取りが出来るのですが、テレビ会議の方が精度の点では優れています。
また、テレビ会議の魅力は「操作が簡単である」ことです。
リモコンやタッチパネルでの操作であるので誰でも簡単にわかりやすく、 Web会議での操作のような分かりにくさがありません。
そして画面構成もテレビ会議専用のシステムであり、見やすくわかりやすい点が魅力です。
多人数に対応できる
多人数が参加するならば、テレビ会議が最も使いやすく適しています。
カメラはPTZカメラであり、レンズは上下左右に可動して望遠広角も可能です。
1台あれば広範囲に映像を取り込める点が非常に優れています。
またマイクもエコーキャンセルやノイズキャンセリングが搭載された高性能です。
多人数でも対応できる機器が備わっているのが、テレビ会議の特徴と言えます。
テレカンのメリット
メリットとして以下の5点が挙げられます。
①遠く離れた場所から会議に参加できる
企業の意思決定が速くなる
その場で３つ以上の拠点を繋いで対話ができることで、リアルタイムに意思決定と確認が可能になります。
通常の電話は２拠点しか繋げないのが、複数の拠点での会話がスムーズに行えますし、数十人単位の大きな会議でも可能です。
例えば、電話会議の機器を会議室に設置して、全国の支店や拠点とのグループ会議などにも利用できますし、会議の効率化は大きいでしょう。
参加者の負担も軽減
また、会議場所へ集合する手間もいりませんので、参加者の負担も軽減します。
②交通費・宿泊費を節約できる
物理的に移動する必要がない
会議出席者の交通費や宿泊費が必要なく、参加者の物理的な移動がありません。
大幅なコスト削減
もしも日本中から何人も会議に出席する場合ならば、その交通費と宿泊費用は「かなりのコスト」ですが、テレカンであれば一切必要ありません。
③時間の短縮になる
移動する必要がない
会議に全員が集合する、その移動時間が大幅にカットできるのは大きなメリットです。
仮に往復での移動時間を考慮した場合、大幅な時間の短縮となりますし、人数が多くなればなるほどその効果は絶大となります。
また会議参加者の事前スケジュール調整も必要ありません。
どこにいても参加したい時にすぐ集合して会議が始まるので、時間が非常に有効活用できます。
生産性も向上
参加者の移動時間が無くなれば、その時間を他の業務に充てることができます。
また純粋に労働時間の削減にもなりますし、浮いた時間をどのように使ってもよいでしょう。
④敷居が低い
気軽にミーティングできる
移動に関する時間的コストや経済的コストがなくなれば、すぐに会議より気軽にミーティングが開催できるのです。
例えば、会議は遠方の本社であるので早朝に出発、または前泊して･･･といった「こころの準備」は無くなります。
同じ本社の会議にしてもテレカンで気軽に出席でき、参加者の心理的負担も軽減できるのです。
組織の風通しを良くする
気軽に会議が出来るようになって、組織内のコミュニケーションも良化します。
上司や部下とのやりとりも、良い意味での軽さをもたらして組織の風通しも良くなり、より活性化した職場になることでしょう。
⑤働き方改革に対応できる
育児や介護を抱える社員も参加できる
会社にいなくとも会議参加ができるので、今後の多様な働き方に対応できます。
たとえば育児や介護のため出社できない社員、または出張中の方でも会議に参加できるので、今後の働き方も変化するでしょう。
ワーケイションも可能
企業によっては、休暇中の一部の時間を業務に充てる「ワーケーション」も始まっており、テレカンでも対応しています。
テレカンを導入するときのポイント
ではテレカンを導入する際のポイントを見てみます。
料金を比較検討する
テレカンを提供するサービス会社は多種多様で、様々な料金プランがあります。
じっくりと社内で検討した上で決定しましょう。
利用する機器や接続数などによって異なる
どのような種類のテレカンを、どれだけ導入するかで料金も幅があります。
例えば接続拠点や映像品質、同時接続数または利用期間など細かい設定を選ぶことが可能です。
明らかにオーバーな設備を準備したり、あまりにも不充分な設備が設置されたりでは導入した意味がありません。
用途を考えて決めることをおすすめします。
目的に合ったプランを選定
「どのような会議に使用するか」を決定してプランを選ぶのがポイントです。
例えば「カジュアルな会議」なのか「重要な会議なのか」。
単に頻繁な打ち合わせで使うのなら、特別な機器は必要のない簡単なプランで良いでしょう。
これに対して月に一度の幹部会議などは、高品質な機器を備え、安定した回線を持ったプランを検討するのが良いです。
用途に応じて機器や設備に差が出てくるので、導入前に使用条件を考慮した上で利用機器やプランを決めることをおすすめします。
安定した回線を使用する
回線が不安定になると会議の進行に影響
テレカンを使っていると、通信の途切れや乱れが起こります。
突然の通信障害やトラブルで会議が中断、または中止されるのは非常にもったいないです。
意思の疎通やコミュニケーションが妨げられると会議の振興にも大きく影響します。
大切な会議での通信障害などは、起きてほしくない事態ですし、そのためには高品質で通信の安定した回線サービスが必要です。
確実な意思疎通のために不可欠
安定した回線サービスは、きちんとした取り決めや結果をもたらしてくれます。
通信トラブルで会議が中断、中止などされることはあってはならないものです。
なかには自分たちで対応できないトラブルも起きるかもしれません。
こうした不測の事態が発生した時のために、サポート万全なサービスを選ぶことが求められます。
いざという時に頼れる存在になってくれるからです。
会議は従業員の大切なコミュニケーション共有時間であり、会社の発展のために外せない業務といえます。
さまざまな用途に応じた、ストレスのないテレカンを選択するようにしましょう。
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