「マイナンバー管理システム」とは？
マイナンバー管理システムとは従業員のマイナンバー情報を収集・管理・破棄するシステムです。紙媒体と違い余計な資料を作らずに済みますし、必要な時にすぐ利用することが可能です。ペーパーレス化により保管場所の負担をなくすことができます。
個人情報保護委員会という行政委員会が定める個人情報の保管ルールに基づいてデータを管理しているシステムならば、流出のリスクを防ぐことが可能です。さらに社会保険や確定申告の書類作成などもシステムを利用することでスムーズに行うことができます。
「マイナンバー管理システム」にはどのようなタイプがある？
ここからはマイナンバー管理システムのタイプについて紹介します。
複合システムタイプ
マイナンバー管理だけでなく勤怠管理や労務管理などさまざまな機能を使えるタイプです。確定申告など書類の作成にも役立つので、人事や経理の仕事をサポートしてくれます。社内業務を一括で行いたいならばおすすめのタイプです。
マイナンバー管理特化型
マイナンバー管理に特化しているタイプです。その他の機能がないので使い方がシンプルです。労務管理や年末調整などに関しては既に他のシステムを導入しているならばマイナンバー管理に特化したシステムの方が使いやすいでしょう。
「マイナンバー管理システム」の選び方は？
ここからはマイナンバー管理システムの選び方について紹介します。
費用や料金体系で選ぶ
マイナンバー管理システムにかかる月額費用や料金体系で選びましょう。マイナンバーを管理する人数に比例して料金が変動するタイプのシステムもあるので、現在の社員数や今後の採用計画と照らし合わせて料金体系をチェックすると良いです。
クラウド型かオンプレミス型かで選ぶ
クラウド型とはネット上にデータを保存していて、どこからでも接続できるタイプです。サーバーが1つの場所に依存していないので災害など非常時に強いです。
複数の支店や店舗などさまざま場所から情報をアップロードしたいならばクラウド型をおすすめします。デメリットとしては自社の運用方針に合わせてカスタマイズがしにくいという点です。
オンプレミス型は自社内のサーバーにデータを保存するタイプです。自社の運用方針に合わせてカスタマイズが可能で、自社で利用している他のシステムとの連携が容易です。
デメリットとしては設定するための初期費用が高額で、災害などに弱いという点なので注意しましょう。
マイナンバーの収集方法が自社に適しているかで選ぶ
会社ごとに個人情報などデータの取り扱いは異なります。マイナンバーの回収方法が自社の方針にマッチしているか事前にチェックしましょう。
情報セキュリティマネジメントシステムの規格に対応しているかで選ぶ
情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)という情報を管理する仕組みにおいての国際規格に対応しているかで選びましょう。
国際規格に対応しているならばマイナンバーなど個人情報が外部に流出するリスクを回避できます。
「マイナンバー管理システム」比較検討時の注意点は？
ここからはマイナンバー管理システムを比較検討する際の注意点を紹介します。
他のツールやシステムと連携可能か
勤務管理システムや明細作成システムなど他のツールと連携ができるかチェックしましょう。さまざまなシステムを並行して使用するのはなかなか面倒です。マイナンバー管理システムを他のシステムと連携して使用できれば作業にかかる時間と手間を削減できるでしょう。
社員がメールでマイナンバーを送信できるか
多くの店舗を運営しているならばマイナンバーの収集方法をチェックしましょう。メールなどで簡単にデータを送信できれば個人情報の収集にかかる時間と手間を削減できます。
主要な「マイナンバー管理システム」の一覧
ここからはおすすめのマイナンバー管理システムについて紹介します。
「人事労務freee」（freee株式会社）
おすすめ対象者
多くのマイナンバーをスムーズに回収したい方
主要機能
マイナンバー管理・各種保険手続き・勤怠管理・年末調整・給与手続き・入退社手続き
特徴
メールを送信してマイナンバー管理など情報を入力してもらうことで個人情報の収集が可能です。保管したマイナンバー情報などは管理者だけが閲覧できます。
源泉徴収などの書類にマイナンバー情報を自動で反映できます。
初期費用、月額費用、その他費用
ミニマムプランは給与計算や年末調整などが可能で月額費は2200円です。
ベーシックプランはミニマムプランの全機能に加えて年末調整や入退社の手続きが可能で月額費は4480円です。
プロフェッショナルプランはベーシックプランの全機能に加えて裁量労働制やフレックス制に対応可能で月額費は9280円です。
エンタープライズプランは従業員が50人以上の場合におすすめです。プロフェッショナルプランの全機能に加えて身上変更の認証ワークフローが充実していて、給与計算チェック機能があります。料金体系は問い合わせにて相談可能です。
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無料のお試しプランを利用できます。
サポートの有無
月額1980円で電話によるサポートを受けられます。
「オフィスステーション マイナンバー」（株式会社エフアンドエム）
おすすめ対象者
他社サービスと連携して使用したい方
主要機能
マイナンバー管理・他サービスとの連携
特徴
マイナンバー管理に特化したシステムです。他サービスとの連携が可能です。APIというシステムを連携するための情報を公開しているので、自社独自のシステムとの連携も可能でしょう。
初期費用、月額費用、その他費用
100人までは3300円で利用できます。101人～200人までは4400円で利用できます。
201人～300人は5500円で利用できます。
無料プランの有無、無償トライアルの有無
30日間のお試しプランがあります。
サポートの有無
無し
「マイナクラウド」（株式会社ビットスクリプト）
おすすめ対象者
従業員数が100名以下の会社を経営している方
主要機能
マイナンバー管理・CSVアップロード・CSVダウンロード・他サービスとの連携
特徴
二段階ログイン認証・ファイアウォール・定期的なシステムの外部監査など入念なセキュリティ対策を行っています。マイナンバー情報をCSVデータでアップロード・ダウンロードできるので、CSVを利用したいならばおすすめです。
初期費用、月額費用、その他費用
10人までは1000円・30人までは2400円・60人までは4800円・1000人までは8000円で利用できます。
無料プランの有無、無償トライアルの有無
30日間のお試しプランがあります。
サポートの有無
Webサイトにて使い方の資料をダウンロードできます。動画での操作ガイドもあります。
「マイナンバー管理システム」導入のメリット、デメリット
マイナンバー管理システムを導入するメリットについて紹介します。
・安全管理措置にかかる負担を軽減できる
紙媒体と違い資料の保管場所や安全管理にかかる負担を軽減できます。
・マイナンバー入力が必要な書類をすぐに発行できる
マイナンバー情報を一括で管理しているので、書類作成にかかる時間と手間を削減できます。
ここからはマイナンバー管理システムを導入するデメリットを紹介します。
・セキュリティ対策万全でないと情報流出のリスクがある
セキュリティ面に不備があった場合、重要な個人情報が流出してしまう可能性があります。徹底したセキュリティ対策を行っているかチェックする必要があります。
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