グループウェアとは？
グループウェアとはネットワークを利用して情報共有やコミュニケーションを行い、業務の効率化をはかることを目的としたツールです。
グループで業務を行う場合、人が多ければ多いほど意思疎通が難しくなります。そこで仕事の情報共有や、業務の進捗状況をアプリを利用して統合管理します。
グループウェアを導入することで、グループウェア導入前に比べ効率よく業務を行うことが可能となります。
グループウェアの主な機能はこちらです。
・ファイル共有
・スケジュール管理
・電子メール
・電子掲示板
・ドキュメント共有など
これらの機能を利用して業務の効率化をはかります。
グループウェアを利用するメリット
グループウェアを利用するメリットはこちらです。
資料を共有することによる業務の効率化
メールや掲示板、チャットといった機能を利用することで、業務資料を共有することができます。社内の広報も送ることができ、情報の共有をスムーズに行うことができます。またマルチデバイス機能を利用することでスマートフォンを使い、オフィスにいなくても情報を共有、確認することができます。
書類のペーパーレス化による事務作業の効率化や経費の削減
グループウェアの機能を利用することで今まで紙で行ってきた事務作業がペーパーレス化され、経費を削減できます。
ペーパーレス化に伴い申請業務も電子化をすることで、事務作業が大幅に減り作業の効率化をはかることができ人件費の削減にも繋がります。
作業状況の共有による業務の効率化
先ほど業務資料の共有のお話をしましたが、グループウェアの機能を使うことで各人の作業状況や業務の進捗状況の共有も可能です。問題に対してすぐに対応でき、スムーズに業務を行うことができます。
もちろん作業に利用しているファイルの共有、編集も可能で、グループ単位で仕事をフォローでき業務の効率化に繋がります。
グループウェアを利用するデメリット
やはり一番のデメリットは導入にコストがかかることです。無料のツールもありますが、本格的に導入する場合にはどうしても一定のコストが掛かってしまいます。
導入にあたり、どのグループウェアにするのか、導入後に社内で使用のルールをどう決めていくのか、実際に運用が軌道に乗り始めるのはいつからか、逆に混乱して業務効率が下がってしまわないか、導入にあたり検討をすることは多くあります。
ただ、やはりそれを補ってなお、得られるメリットが大きいため導入を始めている企業は多くあります。
グループウェアにはどのようなタイプがある？
グループウェアは大きく分けて2つのタイプに分かれています。
クラウド型
クラウド型は専用の端末などを導入しなくてもグループウェアを利用できます。
アプリやソフトウェアを利用してグループウェアのサービスを受けることができ、初期費用も安く、すぐに導入することができます。月額費用が掛かります。
オンプレミス型
オンプレミス型は設置型のグループウェアとなり、従来からある社内のシステムに導入することでグループウェアを利用します。
クラウド型に比べて初期費用が高く、一定期間たつとアップデートが必要になります。
しかし自社にあったオリジナルのカスタマイズをするこができ、長く使用することで相対的なコストを下げることが可能です。
既に自社で利用しているホスティングサーバーやレンタルサーバがグループウェアのサービスを提供していることもあるのでチェックしてみてください。
グループウェアの選び方は？
グループウェアの選び方の主な基準はコチラです。
・グループウェアの機能
・導入のコスト
・操作性
・セキュリティ
これら4つを把握して導入を考えましょう。
必要のない機能が豊富なグループウェアよりも、必要な機能が揃っているかを確認し「実際に使用した操作性はどうなのか？」を試す必要があります。まずは無料版を利用するなどして、操作性を確認しましょう。
グループウェアは社内の情報を扱うので、セキュリティ対策も重要です。ただ、現在大手が提供をしているサービスではクラウド型でもオンプレミス型でも基本的にはセキュリティの心配はしなくて良いケースがほとんどです。
グループウェア比較検討時の注意点は？
グループウェアを比較する場合、下記のことにも注意して比較検討しましょう。
利用可能人数
グループウェアは1グループで利用できる人数が決められているので、自社の人数に対応しているかを確認する必要があります。
グループウェアにより人数は異なりますので必ず確認しましょう。
マルチデバイス対応か？
今ではでは今では業務でパソコン以外にもスマートフォンやタブレットを使うことが増えています。比較検討時にはスマートフォンやタブレットに対応しているのかを確認しましょう。
自社にあったカスタマイズができるか？
豊富な機能のグループウェアはたくさんありますが、自社にあったカスタマイズができるかも確認が必要です。クラウド型でもカスタマイズに対応しているものがあります。
それでは実際に主なグループウェアを紹介していきます。
主要なグループウェアの一覧
「Google Workspace」（Google）
主要機能
Gmail
ビデオ会議ツール（Googleミート）
メッセージプラットフォーム（Googleチャット）
オンラインストレージ（Googleドライブ）
文章の作成編集（Googleドキュメント）
表計算（Googleスプレッドシート）など
特徴
オフィスで使う機能が揃っており、メールなどGoogleの各アプリケーションと連動していて操作性も抜群です。
ビデオ会議システムやスプレッドシートでの共同編集機能により、リアルタイムで業務を共有することができます。
またセキュリティ面ではクラウド型のグループウェアの中でもトップクラスのセキュリティを誇ります。
初期費用
0円
月額費用
Starter 680円
Standard 1,360円
Premium 2,180円
無料プラン
あり
サポート
電話サポート
メールサポート
「Kintone」（サイボウズ）
主要機能
日報管理
ワークフロー管理
案件管理
問い合わせ管理
タスク管理
交通費申請など
特徴
自社に必要なシステムをプログラミングの知識がなくても作成して利用することができるサービスです。
キントーンではデータを蓄積し、検索しての閲覧が可能です。さまざまな業種に対応しており、仕事に合わせた業務の効率化が可能です。
初期費用 :
0円
月額費用
スタンダード1,500円
ライト780円
無料プラン
有
サポート内容
メールサポート
電話サポート
資料やセミナー、動画などの豊富なコンテンツのサポートメニューが用意されています。
「Microsoft365」(マイクロソフト）
主要機能
チャット・通話・会議
オンラインストレージ
文章の作成編集（Word）
表計算（Excel）
プレゼン資料の作成（PowerPoint）
メール・予定表など
特徴
WordやExcelといったオフィスソフトを提供しているマイクロソフトのサービスです。
常に最新のOfficeソフトが利用でき、1TBのクラウドストレージも利用することができます。さまざまな対象者に向けて開発されており、追加機能を利用すること各業種に対応可能です。
Microsoft365は定期的に新機能が実装されるのでAIなどの新しいトレンドを取り込んだ機能を利用することができます。
初期費用
0円
月額費用
Personal1,284円
Basic594円
Standard1,496円
Premium2,398円
ライト780円
サポート内容
無料のテクニカルサポート
Officeの使い方やセットアップなどのトラブルを解決してくれます。
AD
