「帳票クラウドサービス」とは？
帳票クラウドサービスとは、クラウド上で帳票の作成・配信・管理を行うことができるシステムです。
「リモートワーク」などの働き方改革が進むにつれ、多くの業務のクラウド化が進んでいます。そんな中で、見積書、注文書、納品書、請求書などの紙書類をネット上で作成・送信できる帳票クラウドサービスも注目を集めてきました。
帳票クラウドサービスの主な機能として、「見積書」「請求書」などの「帳票作成機能」、作成した帳票をクライアントに送信する「配信機能」、作成した帳票をクラウド上に保存する「管理機能」が含まれています。紙書類をオンライン上で処理できるようになり、場所を問わず業務を進めることができ、コスト削減につながることが期待されています。
「帳票クラウドサービス」にはどのようなタイプがある？
帳票クラウドサービスには、「作成」「配信」「管理」それぞれに強みを持つタイプが存在します。
「作成」特化タイプは、他の業務システムから出力したデータをもとに、決められたレイアウトで帳票を作成する機能に強みを持ちます。帳票作成に多くの時間がかかっている企業におすすめです。
「配信」特化タイプは、大量の帳票を指定した日時に短時間で送信する機能を強みに持ちます。クライアントが多く、帳票を受け渡すのに時間がかかっている企業におすすめのシステムです。
「管理」特化タイプは、作成した書類の自動仕分けや検索機能に強みを持ちます。事務所が狭く、紙書類の保存にスペースが足りない企業などに便利なシステムです。
まずは自社の課題を整理し、課題に沿ったタイプのシステムを選びましょう。
「帳票クラウドサービス」の選び方は？
操作性
「帳票クラウドサービス」を比較検討する際には、まず、「操作性」をチェックしましょう。使いこなすことで業務効率化につながる帳票クラウドサービスですが、操作性が悪く使いづらいシステムではかえって負担になってしまう可能性があります。トライアル期間を設けているシステムもあるため、実際に操作しながら自社と相性のよいシステムを選びましょう。
機能
次に、必要な機能が備わっているかをチェックしましょう。基本的な機能はもちろん、基本的な機能以外でも便利な機能は沢山あります。例えば、システム上で作成した帳票を自動で郵送してくれるサービスもあり、郵送準備に時間がかかっていた企業にとっては便利な機能でしょう。ただし、機能が充実したシステムほど価格が高額になってしまいます。自社の効率化したい業務が何なんか、予算はいくらなのか等バランスをしっかりと検討してサービスを選びましょう。
サポート体制
次に、サポート体制をチェックしましょう。帳票のレイアウトなど、帳票クラウドサービスは導入後も改善を重ねながら運用していくケースがほとんどです。そのため、導入時はもちろん導入後も丁寧にサポートを行ってくれるかを確認をすると良いでしょう。質問があった際にすぐに対応してくれるのか、営業担当は決まっているのかなども大事な検討点となります。
「帳票クラウドサービス」比較検討時の注意点は？
帳票クラウドサービスを比較検討する前に、現状の課題を整理して必要な機能を選定しておきましょう。具体的には、「帳票作成」、「帳票配信」、「帳票保管・管理」の中で、自社の課題に当てはまるものが何かを整理しておきます。その後、課題に対して強みを持つ電子帳票システムを選びましょう。
多くの機能を搭載したサービスを選べば総合的な課題解決を狙えますが、機能が多い分操作は複雑になります。使いこなせない事態を防ぐためにも、必要最低限の機能を備えたサービスを選ぶのがベストです。
主要な「帳票クラウドサービス」の一覧
「楽楽明細」（株式会社ラクス）
おすすめ対象者
シンプルな操作性のシステムを求める企業
主要機能
帳票発行機能、電子帳簿保存機能、郵送代行サービス(有料)など
特徴
帳票データをアップロードするだけで配送方法(「メール添付」「郵送」「FAX」)を分別。
シンプルな画面で初心者でもスムーズに操作が可能。
初期費用、月額費用、その他費用
初期費用：100,000円～
月額費用：24,000円～
無料プランの有無、無償トライアルの有無
製品デモ有(詳細は別途問い合わせ)
サポートの有無
有(初期設定支援、導入後の運用サポートなど)
「BtoBプラットフォーム 請求書」（株式会社インフォマート）
おすすめ対象者
請求書発行・入金管理・仕訳入力など請求関連業務を効率化したい企業
主要機能
電子請求書作成・発行機能、電子帳簿保存機能など
特徴
請求書に特化し、大量作成・即時発行を実現。
会計・販売管理システムと連携して請求関連データの一括処理が可能。
初期費用、月額費用、その他費用
初期費用：100,000円～
月額利用料：5,000円～
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無料IDでのお試し有(詳細は別途問い合わせ)
サポートの有無
別途問い合わせ
「@Tovas」（コクヨ株式会社）
おすすめ対象者
クライアントが多く、帳票配信に課題がある企業。
主要機能
帳票配信機能、権限管理機能など
特徴
請求書・見積書などの配信業務に特化。
SSL暗号化・ウィルスチェック実施でセキュリティ面も安心。
初期費用、月額費用、その他費用（複数プランある場合、それぞれ）
初期費用：120,000円 月額費用：10,000円
※スタンダードプランの場合。そのほか詳細は別途問い合わせ。
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無
サポートの有無
有(専任担当によるサポート
「SVF Cloud」（ウイングアーク1st株式会社）
おすすめ対象者
帳票作成機能に特化したシステムを求める企業
主要機能
帳票作成機能、帳票出力機能
特徴
PDFファイルを取り込んで帳票作成が可能。
Excel・Wordへの出力も可能でさまざまなレイアウトに対応できます。
初期費用、月額費用、その他費用
<初期導入費用>
200,000円
<月額費用>
プランS：30,000円
プランM：45,000円
プランL：80,000円
プランLL：140,000円
プランXL：200,000円
プランXXL：300,000円
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無償トライアル有(詳細は別途問い合わせ)
サポートの有無
別途問い合わせ
「帳票クラウドサービス」導入のメリット、デメリット
メリット１：業務の効率化につながる
帳票クラウドサービス導入のメリットに、まず「業務の効率化につながる」点があります。帳票クラウドサービスを導入すると、請求書や納品書の作成から配信までをクラウド上で行えます。帳票作成の際は、過去データを利用して作成の手間を大幅に軽減。配信作業では、出社して印刷・封入をする必要がなく場所や時間を選ばず作業できるのがメリットです。また、過去の書類を見つけ出したい場合に、検索機能で該当の書類を瞬時に見つけ出せるのも強みでしょう。このように、帳票クラウドサービスは多くの場面で業務の効率化を実現し、企業全体の生産性を高めます。
メリット２：経費の削減になる
次に、「経費の削減になる」点です。書類を印刷するにあたっては、紙やインク代、郵送費用が必要です。一方、帳票クラウドサービスを導入することで、これらをすべて削減できます。また、電子保存により書類を保管する場所や倉庫代がいらなくなるのもメリットです。
メリット３：人為的ミスを防げる
次に、「人為的ミスを防げる」点です。人間である以上、アナログ作業ではミスが起きる可能性も否めません。帳票クラウドサービス導入すれば、過去データの引用や送信設定により、書類作成時の入力ミスや誤配信ミスを防げます。
また、仮に書類を紛失してしまった場合、紙媒体では追跡が困難です。一方、帳票クラウドサービスでは書類紛失時に誰が最後にアクセスしたかなどログを追えるのもメリットと言えます。
デメリット１：情報漏洩のリスクがある
帳票クラウドサービス導入のデメリットに、まず「情報漏洩のリスクがある」点があります。インターネットを利用する以上、情報漏洩のリスクは避けられません。特に、請求書や納品書は顧客データや自社の売上に関わる重要な情報です。セキュリティ体制はどうか、緊急時のサポート体制などをサービス導入時にチェックしておくのが重要です。
デメリット２：導入の手間や初期費用がかかる
次に、「導入の手間や初期費用がかかる」点です。導入時は帳票のレイアウト設定や、他システムとの連携など初期設定の手間がかかる点に注意しましょう。加えて、初期費用がかかる点もデメリットと言えます。導入後に削減できるコストを見積もったうえで、サービスを選定するのが重要です。
まとめ
いかがだったでしょうか？
これを気に帳票クラウドサービスの導入を検討してみてください。
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