「FAX配信システム」とは？
メールやチャットが主流となる中、デジタル化が苦手なユーザーとの通信手段としてFAXはまだまだ需要があり、帳票の送信はFAXでという依頼も多く今だFAXを活用している企業は健在です。FAX配信システムは、従来型の紙のFAXから電子化に移行することで得られるメリットは様々。FAX活用者のニーズに合わせて作業負担を改善することが可能となります。
FAX配信システムの主な機能
・送信・受信機能
・FAXデータをPDFなどのファイルに変換する機能
・メールシステムとの連携
・基幹システムとの連携
・送信エラーの防止
・リダイヤル機能
など
「FAX配信システム」にはどのようなタイプがある？
FAX配信システムは、クラウド型またはオンプレミス型があります。
クラウド型
・初期費用が安く済みます。
・導入がしやすく時短で業務を始めることができます。
・インターネット環境があれば、いつでもどこでも活用ができます。
オンプレミス型
・自社の業務に合わせて設定するため導入に時間がかかります。
・社内外からのアクセスができないためセキュリティがしっかり保たれます。
・自社にサーバを設置しているのでシステムが安定し、業務が効率的に進めることができます。
「FAX配信システム」の選び方は？
・新しいシステム導入時には、初期費用／月額料金／オプション費用／通信費／使用量に対する料金など、各社製品によって異なります。自社でのFAX使用量に合わせて予算に合ったシステムを導入するようにしましょう。
・製品のクオリティは、WEBサイトからの情報や口コミなどから、安定したシステムが確保のために詳しく説明を得てから検討すると良いでしょう。
・自社の業務に必要な機能性や操作手順のかんたんなシステムを選ぶようにしましょう。
・クラウド型かオンプレミス型かは、自社の業務体系に合わせて選択しましょう。
初期費用や運用コスト、導入までの期間などに合わせて選択することができます。
「FAX配信システム」比較検討時の注意点は？
・現在使用しているFAX番号がそのまま使える場合とそうでない場合がありますので確認が必要です。
・新しいシステムの導入には自社で担当する管理者と、製品サポート体制がしっかりしていることが必要です。
・外出先でもFAX管理ができるようにマルチデバイス対応のサービスを選択すると良いでしょう。
主要な「FAX配信システム」の一覧
「@Tovas」（コクヨ株式会社）
おすすめ対象者
紙の帳票業務を効率化したい、手作業の帳票配信からデジタル化したい企業
主要機能
取引先に合わせた送信／Web上で送信履歴やユーザーの権限管理／安心セキュリティ対策
特徴
クラウド型／簡単操作／利用中のシステムに連携可能／専任のサポート体制
費用
スタンダードプラン初期費用120,000／月額費用 10,000／その他オプションあり問い合わせ
「TransFax」（株式会社トランザクト）
おすすめ対象者
経理部での会計業務／資材部での購買業務／物流部での倉庫業務
主要機能
基幹システムとの連携可能／大量送受信可能／グローバル対応／安心セキュリティ対策／大規模分散型クラウドで運用／海外FAX送信機能
特徴
クラウド型／導入実績2000社以上／少ない予算でクラウド型FAXサービスへ変換
費用
送信サービスの初期費用50,000円／月額0円／国内FAX送信単価25円・枚
受信サービスの初期費用0円／月額3,500円／東京(03)10円・枚／着信課金 番号（0120/0800)25円・枚
サポートの有無
24時間365日のカスタマーサポート
「まいと～く Center」（株式会社インターコム）
https://www.intercom.co.jp/faxserver/center/
おすすめ対象者
FAX送受信をペーパーレス化したい企業
主要機能
Webブラウザーから使用可能／ペーパーレスFAX送受信／送受信ログ／作業中FAXの操作ロック／カスタム項目の追加／原稿編集／グループ管理
特徴
最大144回線対応／FAX誤送信防止／FAXサーバー管理を効率化／業務システムと連携／
費用
4回線版 NW用 1年保守付きパック1,840,000円／4回線版 NW用 5年保守付きパック3,040,000円／INS64版 NW用 1年保守付きパック2,030,000円／INS64版 NW用 5年保守付きパック3,230,000円／INS1500版 NW用 1年保守付きパック6,690,000円／INS1500版 NW用 5年保守付きパック9,090,000円／12回線版 PCIe用 1年保守付きパック2,940,000円／12回線版 PCIe用 5年保守付きパック4,140,000円
サポートの有無
保守サポート有り
「AUTO帳票EX」（日本テレネット株式会社）
おすすめ対象者
ペーパーレス化推進企業
主要機能
同社サービスの「MOVFAX」と連携／郵送代行やWEB明細、EDIシステムなどとの連携可能
特徴
クラウド型／ASP・SaaS「安全・信頼性情報開示認定」を取得／基幹システムとの連携／
費用
問い合わせ
サポートの有無
仕様調整から利用開始、アフターフォローまでのサポート有り
「BizFAX スマートキャスト」（NTTコミュニケーションズ株式会社）
https://www.ntt.com/business/services/voice-video/fax/bizfax_sc.html
おすすめ対象者
FAX業務のDX化推進企業
主要機能
フリーダイヤル接続/ナビダイヤル接続機能／システム連携帳票FAX送信
特徴
大量送受信に便利／信頼のバックボーン／導入実績が豊富
費用
インターネット接続型・FAX接続型 無料
閉域接続型 4,200円（税込4,620円）～
交換機等工事費 1,700円（税込1,870円）
通信費 平日昼間 25円（税込27.5円）
夜間および土曜、日曜、祝日 19円（税込20.9円）
https://www.ntt.com/business/services/voice-video/fax/bizfax_sc.html
「Faxterrier・ファクステリア」（株式会社NTTデータ 関西）
https://www.nttdata-kansai.co.jp/faxterrier/index.aspx
おすすめ対象者
ペーパレス化、業務効率化を推進する企業
主要機能
手軽にシステム連携／ＰＤＦ形式ファイル利用可能／送信履歴情報の一括ダウンロード
特徴
時短導入サービス／ランニングコスト削減／信頼と実績の純NTTデータブランドサービス
費用
問い合わせ
サポートの有無
耐震・耐火・耐水に優れたNTTデータ所有のデータセンターによる24時間365日の監視体制。
「FNX e-帳票FAXサービス」（株式会社ネクスウェイ）
https://b2bform.nexway.co.jp/service/print
・おすすめ対象者：企業間商取引のデジタル化や自動化推進企業
・主要機能：FAXの仕分け・閲覧・検索・編集・返信が可能／基幹システム連携
・特徴：クラウド型／豊富な導入実績とサービス利用実績
・費用：初期費用は0円／月額 10,000円～／送信1ページあたりの通信料金は問い合わせ
・サポート：24時間の運用サポート体制
「FAX送受信システムソリューション」（日立ソリューションズグループ）
https://www.hitachi-solutions-create.co.jp/solution/fax_system/index.html
おすすめ対象者
FAX業務の見直しを検討している企業
主要機能
他システムとの連携／
特徴
クラウド型とオンプレミス型／
費用
問い合わせ
「FAX配信システム」導入のメリット、デメリット
メリット
・従来のFAXで使用していた紙のコストが削減されます。ペーパーレス化推進の企業でFAX業務が必要な場合は、FAXの電子化がお勧めです。
・送信エラー防止のための機能が備わっているため、紙のFAXでは回避できなかった送信ミスが防止できます。紙のFAXでは一度送ったデータはやり直しはできません。
・FAX配信システムは時短業務に繋がります。
・一度に複数の宛先に大量データが送信できます。
・紙のFAXでは送信先で受け取った画質が悪く読みにくい場合が生じます。FAX配信システムではデジタル送信なので画像の質が良くなります。
・FAX受送信後のデータ管理が可能となります。
・ペーパーレス化推進とFAX業務の効率化が図れます。
デメリット
・送信先ミスをすると大量のFAXを送った場合のリスクが高くなります。送り先の登録は確認してから使用しましょう。
・せっかくペーパーレス化やコスト削減などのメリットがあるのに、これらに見合う初期費用や運用コストが実現しないと無駄なシステム導入となってしまいます。コストバランスをしっかり考えることが必要となります。
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