「コラボレーションツール」とは？
コラボレーションツールとは社内外で部門・チームや取引先とのコミュニケーションをサポートするツールのことを指します。コラボレーションツールで情報共有・コミュニケーションを図ることで業務を円滑に進めることができ、業務やプロジェクトの進行がしやすくなります。
またコラボレーションツールを利用すると社内に居なくてもビジネスチャットでやり取りができ、タスク管理なども容易に行うことができます。昨今、テレワークの普及が進んでいることもあり、コラボレーションツールの導入を検討している企業が増えています。
社内外問わず、プロジェクトを多く抱えている企業にとって、社内のナレッジ共有やプロジェクト・スケジュール管理などが行えるコラボレーションツールは欠かせないツールとなっています。
「コラボレーションツール」にはどのようなタイプがある？
コラボレーションツールを大きく分類すると、「クラウド型」と「オンプレミス型」という2種類のタイプに分かれています。
クラウド型はツールの提供会社が提供しているサーバーや既存で利用しているサーバーを使ってツールにアクセスするので、インターネット環境が整っている場所であれば24時間どこからでもシステムを利用できるという特徴があります。
インターネット環境の下でIDなどのログイン情報を取得するだけでコラボレーションツールが利用できるので、導入までのスピードが早い傾向にあり、比較的リーズナブルな価格で利用がスタートできます。
しかしサーバーの関係上、提供されているシステムの変更や機能を追加することは難しいというデメリットがあります。そのため、もともと備わっている機能で充分という方におすすめです。
オンプレミス型は自社のサーバーを運用・構築を行い、ツールをインストールして使うタイプのことを指します。メリットとしては自社用に用意したサーバーを利用するので、クラウド型と異なり自由度の高いカスタマイズを行うことができます。
自社のサーバーを引いていない企業の場合は新しくサーバーを用意する必要があるため、サーバー導入費や時間がかかってしまいます。しかし自社サーバーを利用するのでセキュリティ性が高く、カスタマイズも可能というメリットがあります。
「コラボレーションツール」の選び方は？
コラボレーションツールは日常の業務や生活で頻繁に使用することを想定したルーツです。ツールを選ぶ際には、使いやすさに着目して選ぶようにしましょう。
毎日使うコラボレーションツールですから、使いやすさは重要なポイントです。日々使うツールが使いにくく、操作にストレスを感じてしまっては生産性の向上に繋がりません。そのため使いやすさを重視して選ぶことは大切です。
コラボレーションツールは無料のフリープランを提供しているものが多いので、フリープランで使用感を体験して導入するのがおすすめです。
「コラボレーションツール」比較検討時の注意点は？
コラボレーションツールを比較検討する際には「セキュリティ性」に注意してツールを選びましょう。
コラボレーションツールは無料で利用できるさまざまなプランが提供されており、そのほとんどがクラウド型のサービスです。クラウドサービスは誰でもアクセスできるサーバーを利用しているため、外部からの攻撃を受けてしまう可能性もあります。
フリープランではセキュリティ性が高くないものもありますので、業務上の導入を検討する際には暗号化に対応しているツールなどの安全性が高いツールを選ぶことをおすすめします。
主要な「コラボレーションツール」の一覧
「Slack」（Slack Japan株式会社）
おすすめ対象者
業務の生産性を向上したい方、プロジェクトの連携を強化したい方、テレワークの導入を進めたい方
主要機能
音声通話・ビデオ通話、ファイル共有、ゲストアクセス、画面共有、チャットツール、チャンネル（プライベート・パブリック）、Slackコネクト
特徴
仕事を分かりやすく整理できる、チームでの連携が取りやすい、高いセキュリティ機能
フリー：初期費用無料、月額0円
プロ：初期費用無料、アクティブユーザー 1 人当たり月額850円
ビジネスプラス：初期費用無料、アクティブユーザー 1 人当たり月額1,600円
Enterprise Grid：初期費用無料、月額料金は要問合せ
無料プランあり（期間無制限）
サポートあり（ビジネスプラスクラスより年中無休・24 時間のサポート）
「Microsoft Teams」（Microsoft）
おすすめ対象者
社内での情報共有を行いたい企業、ビデオ・音声通話機能を利用したい方、Officeソフトを利用している企業
主要機能
グループ会議、チャット、通話、予定表、ファイルとストレージ共有
特徴
Web版とアプリ版に対応でスマホからも利用可能、社内会議やプロジェクト会議が
Microsoft 365 Business Basic：1ユーザーあたり月額540円
Microsoft 365 Business Standard：1ユーザーあたり月額1,360円
Microsoft 365 Business Premium：1ユーザーあたり月額2,180円
Microsoft 365 Apps：1ユーザーあたり月額900円
・無料プランあり（全てのプラン1ヶ月間無料）
・サポートあり（Officeサポートによる24時間対応）
「Chatwork」（Chatwork株式会社）
おすすめ対象者
社内外で業務上の連絡をスムーズに取りたい方、タスク管理をまとめたい方、チャット機能を利用したい方
主要機能
チャット機能、ファイル・タスク管理、ビデオ通話・音声通話機能
特徴
Web・アプリによるスマホ対応、多言語対応ができる、高水準セキュリティで安全な情報管理
フリープラン（個人向け）：1ユーザーあたり月額0円
ビジネスプラン（企業向け）：1ユーザーあたり月額500円
エンタープライズ（企業向け）：1ユーザーあたり月額800円
・ビジネスプラン・エンタープライズプランは1ヶ月の無料期間あり
・サポートあり（セミナー・コラム・問合せ窓口対応）
「コラボレーションツール」導入のメリット、デメリット
コラボレーションツールを導入するメリット・デメリットについてお伝えします。
コラボレーションツール導入のメリットは次のような点が挙げられます。
・スムーズにコミュニケーションがとれる
・プロジェクトの連携を強化できる
・データやファイルの情報共有ができる
コラボレーションツールを導入すると、業務上で連絡する必要がある際にPCやスマートフォンを通じて簡単にチャット機能やビデオ・音声通話を行うことができます。スマートフォンからは出先からも対応できるので、電話対応ができないタイミングなどの急ぎの連絡にも便利です。
どこにいてもすぐに連絡が取れることでプロジェクトの連携強化に繋がり、業務がスムーズに遂行します。またデータやファイルの共有も可能なため、ビデオ会議中にも資料データを確認しながら会議を行うことができます。
コラボレーションツール導入のデメリットは「情報過多になる可能性」や「オンライン環境でないと利用できない」といった点が挙げられます。
情報共有を円滑化させるためのコラボレーションツールですから、社内外で多くの情報を共有します。必要な情報を入手できるのはメリットですが、ナレッジ共有として不必要な情報も提供されることで情報過多になり、情報管理が難しくなることも考えられます。
またコラボレーションツールはクラウド型のツールが多く提供されていることから、インターネットが繋がらない圏外では利用することができません。オンライン環境でないと利用できないことはデメリットと言えるでしょう。
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