経費精算システムとは？
経費精算、と聞くとどどんなイメージですか？
「面倒くさい！」。この一言につきますよね。
社員は業務で払った費用のレシートや領収書を準備して、使用目的と共に申請書を上長に提出。決済の後、経理が内容をチェックし、仕分けして経費として計上します。その後社員が払った金額を払い戻す会計処理を行います。
この業務は企業の大小問わず必ず行う必要があります。
経費精算システムとは、この一連の業務をアプリで、「効率よく」、「より正確に」、「スピーディーに」行う事です。
経費精算システムにはどのようなタイプがある？
大きく分けて２つのシステムがあります。
「クラウド型」
インターネット経由でソフトを使います。
費用が安く、契約後すぐに導入できる反面、オフライン環境では利用できないことやカスタマイズはあまりできないという特徴があります。
「オンプレミス型」
PCにソフトをインストールして使います。
自社でカスタマイズして使うことにより、ニーズに合ったシステムができる反面、初期費用がかさみ、導入までの時間がかかります。
利便性や、コスト、システムの柔軟性の理由から最近はクラウド型の人気が高いようです。
又、システムによっては無償トライアル期間があるのも大きな利点です。
経費精算システムの選び方は？
社員が問題なく扱えること
システムを扱うのが難解でミスが多い状況になれば、確認作業や、教育のための余計なコストがかかります。可能であれば、実際のデモ画面で操作性を確認してみるのもおススメです。
どの経費計算を効率化したいのか
自社の業種や規模により出張や接待など使用する経費は変わってきます。どの経費精算を効率化したいのかを明確にすることで、目的に合ったシステムを導入できます。
導入業者の確認
導入予定のシステムはどのような企業に利用されているのか。これは導入する際の大きなヒントになります。
経費精算システムの比較検討時の注意点は？
コスト重視の選定は危険
費用の安さだけを考えて導入した結果、自社の目的にあったシステムでなく、効率化に失敗をしてしまっては意味がありません。各システムの特徴など、しっかり比較検討しましょう。
無料トライアル期間が設けられているか
無料トライアル期間が設けられていれば、導入の失敗のリスクが大きく減ります。
無料トライアル期間があるかはしっかりと確認しましょう。
現在利用中の会計システムとの連携
現在利用をしている会計システムがある場合には、そのシステムとの連携が取れるか、移行はスムーズに行なえるかには注意をしましょう。
主要な経費精算システム一覧
主要な製品毎の特長を各社が出している情報を元にまとめてみました。
今回選んだ人気の5社はすべてクラウド型の経費精算システムです。
楽楽精算(株式会社ラクス)
主要機能
- 場所を選ばずスマホやパソコンどこでも経費精算の申請、承認が可能。
- 申請時にミスや規定違反がないか自動でチェック。
- 自動的に仕訳が完了するため入力作業は不要で申請内容をチェックするのみ。
おすすめ対象者
画面のカスタマイズやアップデートを頻繁に行う事業者
手厚いサポート体制を受けたい事業者
特徴
- 国内シェアトップを獲得
- 実績が豊富で、事業規模や業態を問わず最適な運用を提案できる
- 30以上の会計ソフトと連携可能
費用その他
初期費用：100,000円
月額費用：30,000円～
無料トライアル期間あり
SAP Concur(株式会社コンカー)
主要機能
- 製品デモ画面がある。
- 外部サービス（タクシー配車アプリや宿泊施設予約サイトなど）との連携で時間の大幅な削減。
- 経費明細を自動で登録し、確認作業の負担軽減。改ざん防止。
- 交通系ICカードを専用の端末にかざすだけで利用情報が取り込まれる。
おすすめ対象者
海外支社が多く日本語以外の言語を話す従業員がいる事業者
充実した機能を重視したい事業者
特徴
- 複数言語で経費精算書を作ることができる
- 多国籍企業のニーズにあった法的習慣や税に対応
- 外部連携サービスが充実
費用その他
中小企業
初期費用：0円
月額費用：29,000円～
電話フォローによるサポート
大企業
個別見積もり
ジョブカン経費精算(株式会社Donuts)
主要機能
- 乗換案内システムと連携し簡単に明細を作成し交通費精算が簡単に。
- 仕訳データ、FBデータの自動生成。
- スマートフォンでの申請、承認。
- 承認経路をクリックのみで作成。内容に合った承認経路を自動表示。
おすすめ対象者
毎月の仕訳処理、振込処理の煩雑さを解消したい事業者
申請不備による差し戻しを減らしたい事業者
特徴
- 導入実績15,000社以上
- 月額料金業界最安
- 仕訳・振込データを自動生成
費用その他
初期費用：０円
サポート費用：０円
月額費用：400円/ユーザー
無料トライアル期間あり
マネーフォワード クラウド経費(株式会社マネーフォワード)
主要機能
- レシート内容の自動読み取り
- スマートフォンアプリで完結可能
- 仕訳データを自動登録及びチェック
- キャッシュレス送金
おすすめ対象者
リモートワークでもストレスなく運用したい事業者
ＩＴ初心者の多い職場事業者
特徴
- 経費精算にかかる時間を1/10にする事がコンセプトのシステム
- リモートワーク対応
- 初心者でも使いやすい
費用その他
初期費用：0円
個人事業主：確定申告が必要な方800円～980円/月 電話サポート2980円/月
30名以下の中小企業：2,980円～4,980/月
上場企業：状況合わせて選任担当者が案内
jinjer経費(株式会社ネオキャリア)
主要機能
- スマートフォン、パソコンによる申請、承認。
- 設定した内訳を申請時に選択することで仕訳を自動作成。
- 使用中の会計システムに合わせた仕訳データの出力やFBデータの自動作成。
- 申請に対してアラート、申請者、承認者、管理者のロール設定
おすすめ対象者
予算の限られる個人事業主や中小企業
経費精算システムを初めて使う事業者
特徴
- あらゆる精算業務に対応
- 柔軟なカスタマイズ
- 低コスト
費用その他
初期費用：10,000円
月額費用：500円/1人
無料トライアル期間あり
経費精算システム導入のメリット
- 時間短縮
申請者、管理者、経理担当、これらすべての方の業務の時間短縮につながる事はいうまでもありません。導入する事により、本業にコミットできる時間が増え、使い方次第で企業に大きな利益をもたらします。
- 法律、税関連の専門知識に対応
2020年10月に電子帳簿保存法が改善されましたが、これには細かい要件があります。
さらに将来的に起こりうる増税、減税、税法の改定。それに伴い、専門知識やスキルを習得し続けるのは困難です。これらに対応するうえで、経費精算システム導入は企業にとっての防衛手段になります。
経費精算システム導入のデメリット
- 導入コスト
全く新しいシステムの導入にはどうしてもコストがかかります。導入の目的、効果、方法を社内でしっかり共有することが大切です。
コストを掛けて導入した結果、上手く運用ができず結果的に費用だけがかかって終わってしまうことがんしようにしましょう。
まとめ
いかがでしょうか？
経費精算システムには主要機能に大差はないですが、運用方法には細かい違いがあります。
無料トライアル期間をしっかりと利用して是非導入を検討してみてください。
AD
