BCPとは何か
BCP（Business Continuity Plan）とは事業継続計画のことで、自然災害や大火災、テロ攻撃といった緊急事態に企業が遭遇した場合、事業資産の損害を最小限にとどめるための計画です。緊急事態は突然発生しますが、中小企業など経営基盤の脆弱な事業者は有効な手を打つことができず、事業の縮小による従業員の解雇や廃業に追い込まれる可能性があります。このためBCPでは中核となる事業の継続あるいは早期復旧を目的として、平常時におこなうべき活動や緊急時の事業継続のための方法や手段などを取り決めておきます。
BCPを導入するメリット
ではBCPを導入することによってもたらされる企業へのメリットとはどのようなものでしょうか。具体的には以下のような点が考えられます。
災害による被害の緩和
BCPを導入する大きなメリットは、まず緊急時の対応力が備わることによって、災害によってもたらされる被害が緩和し、事業の早期復旧が可能になることです。これにより経営面での被害を最小限にとどめることができます。
顧客から信用される
緊急事態が起きてサプライチェーンの寸断が生じれば、取引先に対しても影響がおよぶことが免れません。そこで緊急時の対策がきちんと整えておくことは、顧客からの信頼につながります。さらに今後はBCP導入の有無が取引先の選定基準となる可能性もあります。
雇用の安定性
ひとたび災害が起きて事業が長期間わたってストップしてしまえば、従業員の雇用を続けることが困難になってしまいます。しかし、BCPが策定されていれば被災時の雇用確保も可能になります。
マニュアルや防災との違い
BCPはしばしば単なるマニュアルや防災と混同されることがありますが、厳密には重複する部分と、そうでない部分があります。
マニュアルとは
マニュアルとはいわば、手順書です。このためBCPも広義では一種のマニュアルの側面持ち合わせます。
防災とは
防災は防災グッズの準備や耐震工事など、災害への対策です。一方でBCPにはこうした対策も含まれますが、事業継続や早期復旧が目的となるため、災害を含めた、さまざまなリスクに備えるものです。
BCPの策定手順
ここからは実際のBCPの策定手順をみていきます。
BCPの実際の策定する際には、さまざまな段階を踏んで順を追って進めていく必要があります。
目標を決める
BCPの策定ではまず、基本方針を確認し、目標を設定します。従業員の人命確保やクライアントへの供給責任を果たすなど、守るべき重要な項目を踏まえ、検討します。また経営理念などとの整合性も重要です。
災害によるリスクを検討する
次に「起きたら困ること」つまりリスクを明らかにします。実際には、地震や台風、火災といった災害、事件・事故、感染症の流行、システム障害やサイバー攻撃などが想定されます。そして、これらが事業に与える影響を洗い出します。
リスクの優先度を決める
洗い出したリスクには優先順位をつけます。これは、あらゆるリスクに対処することは現実的に無理があるからです。特に災害時には必然的にリソースが限られるため、優先度の高いリスクを絞り込んで、BCPを策定します。
対策を検討する
こうして洗い出し、優先度をつけたリスクに対してはその対策を検討します。またリスク発生から復旧までには被害状況の確認、応急処置の実施、本格的な復旧の3段階がありますが、それぞれ誰が何を、いつどのようにおこなうかを行動に迷いがないよう、具体的に定めます。
情報を共有・教育する
策定されたBCPは最終的に誰もがその情報にアクセスできるようにします。紙面やホームページなどに記載して周知するのはもちろん、関係者すべてが実践できるように継続的な教育や訓練の実施も不可欠です。
BCPの見直し・更新
事業環境は常に変化し続けるため、BCPは策定後もブラッシュアップが必要です。定期的に見直しや更新をおこない、実態と乖離していないかを常に確認します。
BCPの主なチェック項目
BCPの策定および確認ではチェックすべき項目も知っておくことが大切です。そのカテゴリーは以下の通りです。
また詳しくは中小企業庁が公表している「BCP取組状況チェック」などを参考にするとよいでしょう。
・従業員の安全確保などの人的資源への備え
・一定期間操業が停止した場合などに補填ができる金銭への備え
・事業に必要な設備や資材調達のルートなど物資への備え
・データのバックアップなど情報への備え
・事業全体にかかわる総合的な備え
主なBCPの策定例
では、BCP策定におけるその具体的な方法にはどのようなものがあるのでしょうか。いくつかみていきます。
避難訓練
BCPの決定事項は多岐にわたりますが、まずは災害時に備えた避難訓練の方法を見直すことからはじめるのもひとつの方法です。避難訓練はとかく形式化・マンネリ化しがちですが、災害時に役立つものにバージョンアップすることで、BCP策定に役立ちます。
テレワークの導入
テレワークもBCPにおいては有効な手段です。従業員が分散して働いていれば災害が発生した場合に全員が被害を受けてしまうことがなく、人的被害を最小限に抑えることができます。また、テレワークはBCPの対象となる感染症対策としても有効な手段です。
クラウドシステムの導入
BCP対策において、特に重要視されるのが情報の保護や共有です。このため緊急時でも情報を守り、共有することのできるクラウドシステムの導入が適しています。クラウドであれば重要データを遠隔管理することで安全性が確保でき、テレワーク実施の一助にもなります。
相互応援協定を締結
関係機関との相互応援協定の締結も、BCP対策には役立ちます。大規模な災害などの場合、必要になる人員や、支援物資などの提供をあらかじめ取り決めておけば被災時には援助が受けられるだけでなく、平常時でも物資備蓄にかかるコストの抑制などが可能です。
BCP対策が思いつかない場合は
これまでBCPを取り入れてこなかった企業では、思うようにその策定が進まないこともあります。そんなときには実際の事例や具体例を参考にすると便利です。
他社の対策を参考にする
多くの企業ではこれまでにBCP導入の実績があり、その事例が公開されているものもあります。そこでこうした他社の対策を参考にすることもひとつの方法です。
内閣府の策定事例を参考にする
内閣府ではBCP導入支援の一環として策定事例をホームページ上に掲載しています。これらは随時更新され、ダウンロードが可能です。また、「事業継続ガイドライン」も参考にするとより効果的です。
参考にする際の注意
他社や内閣府をはじめとした策定事例を参考にするとしても、自社で対応できない内容をそのまま盛り込んでしまってはBCPが機能しません。このため、財務面をはじめ、従業員規模、事業の特質、業務フローといった細部にいたっては自社の状況をできるだけ具体的に反映している必要があります。
BCMとの関係性
BCPには関連したいくつか用語も存在します。そのひとつがBCM（Business Continuity Management）です。BCPは事業を継続するのに必要な計画そのものを指しますが、BCMはBCPの計画し・実行とその結果の検証までを含むプロセス全体を指します。つまりBCMはBCPより広い対象を指すものといえます。
自治体に求められるBCPの6要素
BCPは企業だけでなく自治体においても求められるものです。このため内閣府では「市町村のための業務継続計画作成ガイド」を掲げ、業務継続計画の特に重要な6要素を示しています。
首長不在時の明確な代行順位及び職員の参集体制
これまで大規模な災害では自治体の首長が不在で初動対応が遅れたという事例がありました。そこで「市町村のための業務継続計画作成ガイド」では首長が不在の場合の職務の代行順位と災害時の職員の参集体制を定めることとしています。
本庁舎が使用できなくなった場合の代替庁舎の特定
2011年の東日本大震災では多くの自治体で庁舎が津波で崩壊したことによって使用不能になりました。このため、執務場所となる代替庁舎を定めることも必要です。
電気、水、食料等の確保
災害対応において設備や機器への電気供給は必要不可欠となります。また、業務を遂行する職員などのための水や食料も確保しておかなければなりません。
災害時にもつながりやすい多様な通信手段の確保
災害時には迅速な情報収集・発信・連絡が欠かせないことから、断線や輻輳などで固定電話あるいは携帯電話が使用不能でも使用可能な通信手段の確保も必要です。
重要な行政データのバックアップ
行政データは被災者支援や住民対応で必須となるため、必ずバックアップを確保します。
非常時優先業務の整理
非常時に優先して実施すべき業務は整理されていなければなりません。これは初動対応の成否に大きく影響するものです。
BCPレベルとは
ここまでさまざまな観点からBCPについてみてきました。さらにBCPは単に策定し、運用するだけでなくその成熟度を判定することも重要です。具体的には、BCPの運用にレベルに応じた数値目標を設定し、評価します。これによりBCPがどれだけ効果的に運用できているかがわかります。
まとめ
緊急時に発生する損失と比較してみると、平常時にBCPを策定することによって発生する業務・事業への影響力は小さなことがわかります、一方でそのメリットは少なくありません。さらにBCPの策定は単なる防災対策にとどまらず、業務の見直しを通じて企業体質の強化や、働き方改革などにも結びつきます。また近年では２次被害抑制の観点から取引先や仕入先など、関連企業にもBCP対策を求める企業が増加していることから、その重要度は年々高まりをみせているといえます。
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