「文書電子化代行（スキャニング代行）」とは？
文書電子化代行（スキャニング代行）とは書庫や倉庫に保管している図面や契約書などの書類をスキャニングして電子データへ変換するサービスのことを指します。
一般的な企業ではスキャン機能が搭載されている複合機でスキャンしてPDFなどに変換できますが、膨大な量の書類を電子化するとなると手間や時間がかかってしまいます。文書電子化代行は料金を支払うことで、こういったスキャニング作業を代行してくれます。
業者によっては社内まで訪問してスキャニング対応を行ってくれる企業もありますし、どのデータがどこに保管されているのかを分かりやすいようにファイルに名前付けまで対応してくれる業者も存在します。
紙データでの膨大な資料を保管しており、ファイルの整頓を行いたい企業に人気のサービスです。
「文書電子化代行（スキャニング代行）」にはどのようなタイプがある？
文書電子化代行（スキャニング代行）は多くのサービスが提供されていますが、どのような書類のスキャニングに対応しているのでしょうか。
契約書や図面をはじめ、カタログや本・書類のスキャニ、写真・名刺・アンケート・新聞・大判ポスターなど、さまざまな大きさの書類のスキャンに対応しています。
データ化を行う際の色にはカラー・白黒でのスキャンニングが可能で、白黒よりもカラーの方が1枚あたりの単価が高くなる傾向にあります。
スキャニングの種類はADF・フラッドベッド・大判・OCRなどご要望に合わせて対応しています。また、自社の書類データを外部に持ち出ししてほしくないという場合には出張サービスを行っている企業がおすすめです。
「文書電子化代行（スキャニング代行）」の選び方は？
文書電子化代行（スキャニング代行）を選ぶポイントは「対応できる納期」や「セキュリティ対策」を軸として選ぶことをオススメします。
文書電子化代行を依頼する場合は書類の監査で期限があったり、倉庫のレンタル期間の兼ね合いでなるべく早くスキャニング対応を行ってほしいというケースが多くなっています。
複合機が多い会社であればスキャニングの量が多くても納期までの対応が可能ですが、繁忙期であれば納期に間に合わないことも考えられます。
スキャニング代行会社を選ぶ時には、いつまでに納品できるのかをなるべく早く確認しておきましょう。
また、書類のなかには自社の重要な機密情報が含まれることもあり、会社の情報が外部に漏れてしまっては信用問題にも関わるため、企業のセキュリティ対策がきちんと行われているか重要なポイントです。
セキュリティ面では適切な個人情報の取り扱いが認められている「Pマーク」や情報の機密性・完全性が適用された「ISO27001」を取得している企業を選ぶことをおすすめします。
文書電子化代行（スキャニング代行）」比較検討時の注意点は？
文書電子化代行（スキャニング代行）を導入する際の比較検討時の注意点は「有料対応となる範囲を知っておくこと」です。
膨大な量の紙データをスキャンするとなると、もともとのデータがどのデータになっているのかを判断できなければ、書類データを探す際にかえって時間がかかってしまいます。
多くの文書電子化代行業者ではファイル名の変更やフォルダを作成に対応していますが、ほとんどの企業で別途料金が必要となります。
1枚あたりの料金では予算をクリアしていても、ファイル名の変更やフォルダ作成のオプションを追加するとコストが高くなってしまうこともあるので、事前に確認しておきましょう。
主要な「文書電子化代行（スキャニング代行）」の一覧
「スキャン代行サービス」（株式会社うるるBPO）
おすすめ対象者
正確かつ低価格なサービスを利用したい企業、スピーディーな対応を求める企業、書類の保管スペースを削減したい企業
主要機能
本・書籍スキャン、カタログスキャン、契約書スキャン、一般書類スキャン、名刺スキャンなどさまざまなスキャンに対応、スキャナ機60台以上で対応
特徴
オフィス書類の「困った」を解決、品質重視で低価格を実現
費用
【通常のスキャニング】（400dpi以上は応相談）
ADF（自動読取装置使用）：白黒／200dpi：4円～、300dpi：6円～、400dpi：8円～
グレースケール・カラー／200dpi：8円～、300dpi：12円～、400dpi：16円～
フラットベッド（手置き）：白黒／200dpi：15円～、300dpi：20円～、400dpi：25円～
グレースケール・カラー／200dpi：23円～、300dpi：27円～、400dpi：31円～
【OCRテキスト付きスキャニング】（400dpi以上は応相談）
ADF（自動読取装置使用）：白黒／200dpi：8円～、300dpi：12円～、400dpi：16円～
グレースケール・カラー／200dpi：16円～、300dpi：22円～、400dpi：32円～
フラットベッド（手置き）：白黒／200dpi：23円～、300dpi：27円～、400dpi：31円～グレースケール・カラー／200dpi：31円～、300dpi：39円～、400dpi：47円～
そのほか大判スキャンも対応可能
無料プラン、無償トライアルの有無
無料プランなし、無償トライアルなし
サポートの有無
サポートあり（メール・電話問い合わせ対応、カスタマーサポート）
「スキャニングサービス」（大塚商会）
おすすめ対象者
短納期にも対応可能なサービスを検討している企業、セキュリティ対策が万全なサービスを求める企業、無駄な経費を削減したい企業
主要機能
スキャン作業（電子化）
特徴
プライバシーマーク取得済み安価な価格設定で利用しやすい、大量の原稿でも短納期対応が可能、文書管理システムと連携できる、1枚5円から対応
費用
初期費用、月額費用、その他費用は枚数や紙の状態、紙のサイズ、ファイル名付けにより異なる。実際の価格は要問合せ
無料プラン、無償トライアルの有無
無料プランなし、無償トライアルなし
サポートの有無
サポートあり（問い合わせフォームの設置、カスタマーサポートなど）
「文書電子化代行（スキャニング代行）」導入のメリット、デメリット
文書電子化代行（スキャニング代行）を導入するメリット・デメリットについてお話していきます。
文書電子化代行（スキャニング代行）を導入するメリットは次のようなものが挙げられます。
- 資料探しが楽になる
- 紙データの紛失のリスクがなくなる
- 保管場所のコストカットが可能
文書電子化代行を利用すると、PCデータ内でファイルによってフォルダ分けができるので、欲しいデータのファイル名を検索することで欲しい資料にすぐにたどり着くことができて、作業効率がアップします。書類の入れ替えなどもスムーズに行うことが可能です。
また、倉庫などを借りて図面や契約書などの紙データを保管している場合は、倉庫の費用が発生しています。紙データでの保管からデータ化すると、保管場所も不要になるためレンタル費用も削減でき、紙データ紛失のリスクも無くなり、一石二鳥です。
文書電子化代行（スキャニング代行）を導入するデメリットは「データを削除してしまう可能性がある」という点です。
紙データで保存していると紙を紛失してしまうリスクがありますが、データで保管していると誤ってファイルやフォルダを削除してしまうリスクがあります。
データ化をしたのに名前を変更するタイミングで誤って削除してしまったり、別の場所に移動してどこにいったか分からなくなってしまったということがないよう、データの復元やデータを保管する場所を提供している会社を選ぶのもおすすめです。
自社内でデータベースなどを保有している場合は、紛失してはいけないデータは誤って編集・削除をすることがないように編集権限を設定しておくと良いでしょう。
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