「名刺管理ツール」とは？
名刺管理ツールとは、名刺をデジタルで管理できる便利なツールです。
名刺は、場所を取ったり、大事な取引先の名刺がすぐに出てこなかったり、何かと管理が大変ですよね。
そこで、Webシステムやソフトウェアを用いてデータとして名刺を管理するために、名刺管理ツールが使われているのです。
昨今では、企業全体で名刺管理ツールを取り入れるところも多く、その費用も安くなってきています。
使い方は非常に簡単。実際の名刺をスキャンすれば、ツール側で情報を自動的に読み取ってくれるため、顧客情報などをいちいち入力する必要もありません。
ただデータを保存するだけでも、これまでデスクの場所を取っていたファイルが一切必要なくなり、非常に便利です。
しかし、名刺管理ツールには、ただ名刺データを保存するだけではないさまざまな便利機能があります。
これらの機能を使えば、業務の効率化はもちろん、社内共有も容易になるため、ぜひ導入したいシステムです。
「名刺管理ツール」にはどのようなタイプがある？
名刺管理ツールには、大きく分けて「個人向け」と「法人向け」が存在します。
「個人向け」は、無料のスマホアプリが主流です。スマホのカメラでデータをスキャンすれば、簡単に顧客情報を管理できます。
一方、「法人向け」は企業に導入するために開発された名刺管理ツールです。
そのほとんどは有料ですが、当然、社員個人に管理を任せるよりもセキュリティの面で優位なうえ、社内への情報共有も容易になります。
また、個人向けのアプリよりユーザーインターフェースや機能面で圧倒的に優れているのも、「法人向け」の特徴です。
ツールによっては、営業に使える機能や、データ分析なども可能なため、うまく利用すれば日々の業務に直接役立てられます。
「名刺管理ツール」の選び方は？
名刺管理ツールの選び方は、各社の機能の違いを比較して選びましょう。
多くの名刺管理ツールは、顧客情報をデータ化できるだけでなく、データの分析も可能です。そのため、営業や販促活動に役立てられるでしょう。
この機能は、提供会社によって使いやすさや内容が異なります。そのため、名刺管理ツールを選ぶ際は、機能面を重視して選ぶのがおすすめです。
「名刺管理ツール」比較検討時の注意点は？
名刺管理ツール比較検討時に注意したいのは、導入・運用にかかるコストをしっかりと見極めることです。
法人向けの名刺管理ツールは、ほとんどの場合初期費用や月額費用が発生します。
そのため、名刺管理ツールをフルで使いこなせないと、思ったような費用対効果が得られない可能性も。
多くの名刺管理ツールの料金は、提供会社に問い合わせるひつようがあります。
よって、名刺管理ツールの比較検討時はなるべく多くの提供会社から見積もりを出してもらい、機能面とあわせて身長に選びましょう。
主要な「名刺管理ツール」の一覧
「Eight 企業向けプレミアム」（Sansan株式会社）
https://materials.8card.net/for-company/company-premium/
おすすめ対象者
中小企業
主要機能
顧客とのコミュニケーション機能
特徴
Eightのように快適な操作感
名刺読み取りの精度が高い
初期費用、月額費用、その他費用
初期費用：なし
月額費用：10,000円
アカウント料：ひとつのIDにつき月額400円
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無料期間：なし
サポートの有無
サポートセンターにて受付
詳細
「Eight 企業向けプレミアム」は、個人向け名刺管理アプリEightの法人向けバージョンです。
基本的な操作はEightとほぼ同じなため、普段からEightを利用している人ならスムーズに操作できます。
また、Eightならではの機能として、顧客とのコミュニケーション機能が魅力です。
料金体系はかなりリーズナブルですが、IDをひとつ増やすごとに400円の追加料金が必要となります。よって、大企業では管理が難しく、どちらかというと小規模の企業向けといえるでしょう。
「CAMCARD BUSINESS」（ワウテック株式会社）
https://www.camcard.jp/business/
おすすめ対象者
中小企業
主要機能
SFA機能
特徴
業界トップクラスの読み取り精度
17ヶ国語に対応
1,000社以上の導入実績
初期費用、月額費用、その他費用
初期費用：なし
月額費用：ひとつのIDにつき月額1,700円
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無料期間：10日間（試用版）
サポートの有無
サポートセンターにて受付
詳細
CAMCARD BUSINESSは、1,000社以上の導入実績を持つ人気の名刺管理ツールです。
読み取り精度が非常に高く、スマホから5秒程度で読み取りが可能となっており、データ化の作業が苦になりません。
また、簡易的ですがSFA機能（営業支援機能）が付いているため、データ化した情報から営業活動も可能。業務の効率化にも繋がるため、非常におすすめです。
「Sansan」（Sansan株式会社）
おすすめ対象者
大手企業
主要機能
CRM機能
外部ツール連携
特徴
7,000社以上の導入実績
OCR処理による読み取り
初期費用、月額費用、その他費用
初期費用：要問い合わせ
月額費用：要問い合わせ
その他費用：ライセンス費用、スキャナー費月額10,000円/台
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無料期間：なし
サポートの有無
サポートセンターにて受付
マニュアル動画など
詳細
Sansanは、業界トップのシェアを誇る名刺管理ツールです。
7,000社以上の導入実績、業界82％のシェアを誇り、名刺管理ツールとしては圧倒的な人気を持っています。
99.9％の精度を誇るOCR処理（光学文字認識）による読み取りで、ストレスなく名刺のスキャンが可能です。
また、外部ツールとの連携において、他社CRM、SFAツールの選択肢が非常に多く、かなり使いやすい名刺管理ツールといえるでしょう。
「アルテマブルー」（キヤノンエスキースシステム株式会社）
おすすめ対象者
大手企業
主要機能
活動履歴閲覧
人脈マップ
外部ツール連携
特徴
キヤノン子会社による高精度のスキャン技術
豊富な営業サポート機能
初期費用、月額費用、その他費用
初期費用：なし
月額費用：ひとつのIDにつき月額2,750円
その他費用：追加ストレージ月額550円、IP制限55,000円/回
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無料期間：2週間（試用版）
サポートの有無
コンサルタントによるヒアリング
詳細
アルテマブルーは、機能面に優れた名刺管理ツールです。
人脈マップ、販促機能、メール一斉配信など、営業活動に役立てられる機能が揃っています。
また、Salesforceをはじめ、DynamicsやKintoneといったクラウドサービスとの連携も魅力。幅広い使い方ができる名刺管理ツールといえます。
「SmartVisca」（株式会社サンブリッジ）
https://products.sunbridge.com/
おすすめ対象者
大手企業
主要機能
Salesforce連携
Platform連携
重複防止
リスト作成
特徴
高レベルなセキュリティ
顧客情報管理に最適
初期費用、月額費用、その他費用
初期費用：要問い合わせ
月額費用：要問い合わせ
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無料期間：要問い合わせ
サポートの有無
セミナー講習
専任チームによる運用サポート
詳細
SmartViscaは、東京海上日動、アデコなどの大手企業に導入実績がある名刺管理ツールです。
セキュリティ面が非常に優れており、Salesforce準拠にしたセキュリティシステムで国際基準をクリアしています。
また、先述のSalesforceやPlatformとの連携により、顧客情報の二重管理を防げるのも高ポイント。営業管理ツールとしても優秀なため、大手企業の膨大な顧客管理に最適です。
「名刺管理ツール」導入のメリット、デメリット
では最後に、名刺管理ツール導入のメリット・デメリットを見ていきましょう。
メリット
名刺管理ツールの主なメリットは、以下の2つです。
・名刺管理のための場所を取らない
・顧客情報をデータ化できる
名刺管理ツールを導入すれば、名刺管理のためのファイルや収納が必要なくなります。
膨大な量の名刺をアナログでストックしておく必要がなくなるため、業務スペースが広がり、快適に業務ができるようになるでしょう。
また、顧客情報をデータ化できるため、わざわざ膨大な量の名刺のなかから目当ての1枚を探す必要がなくなります。
これまで見てきたように、多くの名刺管理ツールには顧客情報の検索機能や、データ分析機能があるため、管理が容易です。
デメリット
一方、名刺管理ツールのデメリットは、それなりにコストがかかることです。
アナログな管理方法であれば、名刺管理にかかるコストはせいぜいファイル代くらいでしょう。
しかし、名刺管理ツールは初期費用や月額費用が発生するため、導入にあたって費用対効果をしっかりと見極めないといけません。
よって、会社全体で名刺管理ツールの利益を見出せないのであれば、ツールの恩恵を受けることは難しいでしょう。
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