「契約書管理システム」とは？
契約書管理システムとはその名の通り業務上必要な契約書の保管や検索ができるシステムになります。紙媒体での管理と違い大量の書類の中から目的の契約書を探すのが楽ですし、契約の更新期限をアラートでお知らせすることも可能です。
契約書管理システムはデータベースで書類を管理して検索ができるので、目的の書類をすぐに見つけ出すことができます。
既に紙媒体の契約書を利用している場合も書類をスキャンしてデータ化することで、ペーパーレス化を実現することが可能です。またシステムによっては契約関係を全て電子契約サービスに移行することもできます。
「契約書管理システム」にはどのようなタイプがある？
ここからは契約書管理システムのタイプについて紹介します。
契約書管理特化タイプ
法務関係の契約書のみをシステムで管理するタイプです。契約書以外の書類は一括して管理したくない場合におすすめです。
文書管理システム
さまざまな種類の書類を管理するシステムです。契約書以外にも業務に必要な書類を一括して管理できます。文書を全てまとめて管理したい場合におすすめです。
電子契約サービス
契約書の作成から管理までを一括で行うタイプです。紙媒体の契約書を一切使わずに全て電子契約で済ませたい場合におすすめです。
「契約書管理システム」の選び方は？
ここからは契約書管理システムの選び方について紹介します。
月額費や料金体系で選ぶ
使用できる機能のバリエーションや保存できる容量などで料金が変動します。自社の運営方針などと照らし合わせて最適な料金体系のシステムを選びましょう。
クラウド型かオンプレミス型かで選ぶ
クラウド型はネット上に契約書のデータを保管するタイプです。どこからでもデータをアップロードできますし、導入後すぐに利用できます。
デメリットとしてはオンプレミス型よりもカスタマイズ性では劣るという点です。またサーバーはサービス提供をしている会社が管理しているので、セキュリティ対策についてはしっかりと確認する必要があります。
オンプレミス型は自社内でシステムを管理するタイプです。自社の方針に合わせてカスタマイズできますし、既存システムとの連携もしやすいです。
デメリットとしてはクラウド型よりも初期費用が高いという点と災害に弱いという点でしょう。
AIを活用した契約書管理が可能かで選ぶ
紙媒体の契約書に書かれている文字をAIにより自動的に読み取ってデータとして保存します。契約書管理にAI技術を応用したいならばチェックしましょう。
電子契約サービスを利用できるかで選ぶ
電子契約サービスとは契約の際に紙媒体の書類を一切使用せずに、電子契約書のみで契約を行うサービスです。電子契約を行っていきたいならば電子契約サービスの利用が可能かチェックしましょう。
「契約書管理システム」比較検討時の注意点は？
ここからは契約書管理システムを比較検討する際の注意点を紹介します。
電子署名を利用できるか
電子契約サービスの実印にあたる電子署名を利用できるかチェックしましょう。契約関係の方針で電子署名を利用するならば役立つ機能です。
セキュリティ対策をチェックする
契約関係の書類は非常に重要なデータなので、システムのセキュリティ対策を確認しましょう。
主要な「契約書管理システム」の一覧
ここからはおすすめの契約書管理システムを紹介します。
「WAN-Sign」（株式会社ワンビシアーカイブス）
おすすめ対象者
電子契約と紙媒体の両方を活用したい方
主要機能
契約書管理・電子契約・手書きサイン・多言語対応・複数デバイス対応・文書リスト作成・他サービスとの連携・リマインドメール送信・オンライン締結
特徴
紙媒体の契約書と電子契約のどちらも管理できます。多言語対応なので国際的な取引がある場合にも役立ちます。
契約の更新などに合わせてリマインドメールを送信するように設定できます。契約の更新漏れなどのリスクを回避できます。
初期費用、月額費用、その他費用
電子契約の件数に料金比例します。電子契約1件につき300円かかります。契約書の送信は1件100円で行えます。
無料プランの有無、無償トライアルの有無
電子契約は月に3件まで無料で利用できます。契約書の送信は月に10件まで無料で行えます。
サポートの有無
電話・オンライン・訪問サポートを受けられます。
「ホームズクラウド」（株式会社Holmes）
おすすめ対象者
契約関係のタスクを明確化させたい方
主要機能
契約書管理・電子契約・プロジェクト管理・他サービスとの連携・ナレッジの蓄積・タスク管理・リマインダー設定
特徴
契約関係のタスク管理ができます。契約についてどの程度進んでいるのかすぐにわかるので、業務の効率アップを狙えます。もし進捗がうまく進んでいないタスクがあればすぐに把握してフォローできます。
契約についての相談内容などナレッジを蓄積できるので、契約関係の余計な時間を削減できます。もし契約関係で不明な点が出てきても、過去に誰かが解決していれば解決方法をすぐに検索できます。
初期費用、月額費用、その他費用
Standardプランは契約管理やナレッジ管理が可能で月額100,000円～です。
ProfessionalプランはStandardプランの全機能に加えてSAMLシングルサインオンを利用できます。
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無し
サポートの有無
電話・チャット・メールにてサポートを受けられます。
「GMOサイン」（GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社）
おすすめ対象者
セキュリティ対策にこだわりたい方
主要機能
契約書管理・ワークフロー設定・オンライン締結・手書きサイン・画像添付・スマホ対応・アクセスコード認証・ユーザーグループ作成・文書リスト作成・IPアドレス制限・ワンタイムパスワード設定・クライアント認証
特徴
契約書認証までのワークフローを設定できます。自社内で決められているワークフローをシステムに反映することができるので、ルールを明確化して契約を進めたいならばおすすめです。
システムにアクセスするIPアドレスを制限できます。セキュリティ対策のために特定のIPアドレスからしかアクセスできないように設定できるので、安全性が高いです。
文書リストを作成してCSVデータでダウンロードできます。契約関係の文書が多くなっても一括でダウンロードできるので、業務の効率アップを狙えます。
初期費用、月額費用、その他費用
契約印＆実印プランはユーザー数が無制限、署名数無制限で月額9680円です。
無料プランの有無、無償トライアルの有無
無料のフリープランを利用できます。ユーザー数は1人で署名は5文書まで利用できます。
サポートの有無
電話やオンライン通話でサポートを受けられます。
「契約書管理システム」導入のメリット、デメリット
ここからは契約書管理システムのメリットを紹介します。
契約書のデータベース化ができる
紙媒体で契約書を保管していると、特定の契約書を探す際に時間がかかってしまいます。契約書管理システムならば契約書をデータベース化できるので、検索すればすぐに目的の書類が見つかります。
更新期限を把握できる
契約書の更新期限が近づくとアラートやリマインドメールを送るシステムもあります。これによりうっかり契約の更新期限を過ぎてしまうというリスクを回避できます。
ここからは契約書管理システムのデメリットを紹介します。
セキュリティ対策が万全でないと情報流出のリスクがある
システムのセキュリティ対策が万全でないと情報流出のリスクがあります。契約書の情報はとても重要なので、セキュリティ面をしっかりとチェックしましょう。
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