給与明細電子化サービスとは？
給与明細電子化サービスとは、紙媒体で出されていた給与明細を電子化してPCやスマホで受け取ることができるサービスです。
主に給与明細電子化サービスでは、毎月の給与をPDFやファイルにしてメールやインターネットを介して閲覧することができます。
給与明細電子化サービスにはどのようなタイプがある？
単に給与明細を電子化して従業員に交付するだけではなく、サービスを用いて給与計算ソフトに使えるものや労務管理システムと連携できるサービスがあります。
給与明細電子化サービスのタイプについて詳しく見ていきましょう。
給与明細電子化サービスは3つのタイプがある
給与明細電子化サービスは3つのタイプがあります。
【特化型】給与明細電子化サービス
給与明細をCSVに取り込んでメールやWeb上に発行する給与明細電子化に特化したサービス。
【連動型】給与明細ソフトと一体型の給与明細電子化サービス
給与明細を1から作り込みすることができる連動型の給与明細電子化サービス。各項目や配置などカスタマイズが可能。
【連動型】労務管理システム一体型の給与明細電子化サービス
入退社手続きなど従業員の管理システムまで完備した給与明細電子化サービス。給与計算・勤怠管理・労務手続きが一括管理できるので業務の効率化が可能。
給与明細電子化サービスの選び方は？
給与明細電子化サービスを選ぶ上では、以下のようなポイントを踏まえて選ぶことをおすすめします。
- どのタイプで導入するか
- 対応デバイスをどのようにするか
- 給与明細電子化サービス以外の機能をどのようにするか
それぞれ解説していきます。
どのタイプで導入するか
前述したように給与明細電子化サービスは3つのタイプがあります。
企業に導入する上で導入コストも考えるべきポイントにはなりますが、どのような目的で使用するかを考えた上で導入することが望ましいです。
社員の不満の声に合わせて紙から電子媒体にするだけでニーズが合えば特化型で十分でしょう。
給与明細の項目や見栄えに不満やニーズがあるのなら、連動型の給与明細ソフト一体型を選ぶことでより最適に使うことができるはずです。
使用目的をしっかりと把握して選んでいきましょう。
対応デバイスをどのようにするか
サービスを導入する上で対応デバイスは事前に確認しておく必要があるでしょう。
給与明細電子化サービスによっては、PC・スマホ・ガラケー全てに対応していれば問題はありませんが、いずれかのみ対応のものもあります。
従業員が対応デバイスを持っていなければ本末転倒ですので、対応デバイスの見落としに注意しましょう。
給与明細電子化サービス以外の機能をどのようにするか
給与明細電子化サービスには、「災害時の安否確認機能」や「雇用契約更新機能」、「eラーニング」など様々なオプションがあります。
給与明細電子化サービスを活かしたオプション機能があるので、設けられているサービスを理解して機能をどのようにするか決めると良いでしょう。
給与明細電子化サービス比較検討時の注意点は？
数ある給与明細電子化サービス比較する際に注意することは、主に以下の2点です。
- セキュリティ面
- どのような企業向けのサービスになっているか
それぞれの注意点についても理解しておきましょう。
セキュリティ面
比較検討時には機能やオプションが最重要にはなりますが、従業員のことを考えるとセキュリティ面にも十分配慮しなければなりません。
情報化社会となった今、従業員の中には過度に情報漏洩を気にする方も少なくないのが現状です。
自社としてプライバシーや情報の管理はもちろんですが、よりセキュリティ面にも配慮されたサービスを選ぶことも比較として重要になるでしょう。
どのような企業向けのサービスになっているか
給与明細電子化サービスにも中小零細企業向けのサービスと大企業向けのサービスに分かれています。
どのくらいの従業員数で使うかによって機能の必要性や料金が異なるので、しっかりと理解した上で選んでいく必要があるでしょう。
主要な給与明細電子化サービスの一覧
おすすめの給与明細電子化サービスを厳選して紹介していきます。
S-PAYCIAL with 電子給与明細（給与シンワート株式会社）
おすすめ対象者
企業規模に限らず低コストで導入可能
主要機能
給与明細電子化サービス/アンケート機能
特徴
給与明細電子化サービス特化型で、給与明細・賞与明細・源泉徴収票・支払調書に対応可能。
Web、スマホ、ガラケー全てに対応。
初期費用、月額費用、その他費用
初期費用:50,000円、月額費用1人あたり30円〜
無料プランの有無
1ヶ月間無料お試しサポート有り
サポートの有無
サポートデスク有り
初期費用を除けば、1人あたり30円から利用できるので、大幅なコストカットを実現できる給与明細電子化サービスです。
人数に合わせてコストが決まるので企業規模問わずに利用することができ、対応デバイスも全て対応なので安心して使うことができます。
SmartHR（株式会社SmartHR）
おすすめ対象者
企業規模問わず
主要機能
給与明細電子化サービス/労務管理システム
特徴
CSVファイルのインポートにより給与明細等の発行が可能。送信前に確認のフローがあるので誤送信を防ぐことができるなどのサポートが充実。
初期費用、月額費用、その他費用
非公表のため要確認
無料プランの有無
14日間使用期間有り
サポートの有無
チャットサポートあり
SmartHRは、企業規模に合わせてサービスを提供しています。
30人以内の従業員であればずっと無料で利用できる「¥0プラン」から大企業向けの一元管理サポートがあるため企業規模問わず利用可能です。
労務管理システムとの一体型のサービスなので、業務効率化を図りたい企業向けの給与明細電子化サービスと言えます。
マネーフォワードクラウド給与（株式会社マネーフォワード）
おすすめ対象者
中小企業向け（1,000名未満が対象）
主要機能
給与明細電子化サービス/給与計算ソフト/労務管理システム
特徴
給与明細電子化サービスに加えて、給与計算ソフトや労務管理システムとの連携ができるので業務の効率化がしやすい。
初期費用、月額費用、その他費用
人数に応じて算出
無料プランの有無
要確認
サポートの有無
要確認
マネーフォワードクラウド給与は、中小企業を対象とした給与明細電子化サービスです。
給与明細や賞与明細、源泉徴収票の発行ができ、各従業員をIDとパスワードで管理できるので、管理者も従業員も非常に使いやすくなっています。
外部サービスとの連携も豊富なので、業務の効率化に評判のある給与明細電子化サービスと言えます。
給与明細電子化サービス導入のメリット、デメリット
給与明細電子化サービスを導入するメリットとデメリットそれぞれ見ていきましょう。
給与明細電子化サービス4つのメリット
給与明細電子化サービスを導入するメリットは以下の通りです。
- コストの削減
- 業務の効率化
- ペーパーレス化
- 利便性の向上
それぞれ解説していきます。
コストの削減
給与明細の発行は、紙や印刷にかかるコストが発生しますがペーパーレスにすることでコスト削減に繋がります。
従業員数が多い企業ほど費用がかかるため、電子化することで大幅な経費削減に繋がるメリットがあります。
業務の効率化
給与明細の作成から発行までに必要な業務がカットできることも大きなメリットです。
印刷や封入及び郵送作業などの手間を省くことができ、さらに人為的なミスも電子化することで防げるため業務の効率化を図ることができます。
従業員としても紙で給与明細を蓄積するよりもデータで管理した方が大きなメリットがあると言えるでしょう。
ペーパーレス化
コスト削減だけではなくペーパーレス化によって、書類の管理が容易になることもメリットです。
特に給与明細などの重要な書類の管理は、紛失や漏洩してしまうと大問題にもなりかねないためペーパーレス化するメリットが多いと言えます。
企業によっては環境問題にも取り組む必要があるので、ペーパーレス化することで企業としての取り組みにも繋がります。
利便性の向上
給与明細を電子化することで管理する側としても、従業員側としても双方に利便性の向上を図ることができます。
管理側としては電子化することで業務の削減や、他機能との連携により業務の効率化を図ることができます。
従業員側としても電子化されることで、いつ、どこでも給与明細を見ることができるので保管場所からわざわざ出してみる必要がなくなります。
給与明細電子化サービス2つのデメリット
給与明細電子化サービスのデメリットは以下の通りです。
- 従業員の同意が必要
- 情報漏洩やデータ改ざんのリスク
それぞれ解説していきます。
従業員の同意が必要
給与明細電子化サービスを利用する上では、法律上問題はありませんが事前に従業員から同意を得なければなりません。
これは所得税法に定められており、同意を得られなければ紙媒体で給与明細の発行が義務づけられています。
そのため従業員に対しての理解と万が一同意が得られない場合の対処を考える必要があることについては、デメリットになる恐れがあるでしょう。
情報漏洩やデータ改ざんのリスク
給与明細電子化サービスによるセキュリティで情報漏洩などの体制が整えられていてもリスクが生じます。
メールやインターネットへのハッキングや誤作動による情報漏洩、人為的なデータ改ざんなどのリスクがあることは理解する必要があります。
しっかりとしたウイルス対策やウイルスチェック、社内体制を完備してセキュリティを整えなければなりませんので注意しましょう。
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