「マニュアル作成ツール」とは？
マニュアル作成ツールとは、その名の通り「マニュアルが作成できるツール」のことを指します。基本的にマニュアルは社内で行っている作業の手順を従業員に教育・周知することを目的として作成されています。
マニュアルを作成することで新しく手順を学ぶ従業員だけでなく、手順を確認する際に滞りやミスを防ぎながら作業を行えるので、マニュアル制度を導入する企業が増えています。
しかし、1からマニュアルを作成するのには手間も時間も掛かります。そこで利用されるのが簡単にマニュアルを作成できる「マニュアル作成ツール」です。
「マニュアル作成ツール」にはどのようなタイプがある？
マニュアル作成ツールは主に3タイプのツールが提供されており、インターネット環境があれば24時間どこからでもアクセスできる“クラウド型”と、自社内のサーバーを利用して運用を行う“オンプレミス型”、インターネット環境がなくても利用ができる“スタンドアロン型”が存在します。
ツールを提供している会社のサーバーを利用してアクセスする“クラウド型”は、利用申し込みを行い、アカウントなどを取得するとすぐに利用できるので導入が容易だと言われています。
“オンプレミス型”は自社内のサーバーを利用してツールにアクセスするものです。もともとサーバーを持っている企業向けで、運用・保守などの手間が掛かってしまいますが、自社のサーバーを利用するためセキュリティー面が安全だと言われています。
インターネット環境がなくとも利用可能な“スタンドアロン型”は、インターネットに接続されていない環境でツールが利用できるメリットがありますが、他のシステムとの連携や通信などはできないデメリットもあります。
「マニュアル作成ツール」の選び方は？
マニュアル作成ツールを選定する際は、何を基準にして選べばよいのでしょうか。一般的には先ほどお伝えしたツールのタイプを基準に選ぶ方や、機能面や料金を軸にルーツを選ぶという方が多いです。
マニュアル作成ツールの中にはマニュアル機能だけでなく、ファイル共有機能やデータ出力機能が搭載されているツールもあります。この場合は研修目的以外に業務上日常的にツールを使用することも想定できますので、インターネット環境で利用するクラウド型もしくはオンプレミス型がおすすめです。
インターネット環境がない場所でスポット的に利用することを想定している場合はスタンドアロン型を検討しても良いでしょう。
機能面を重視して選ぶ場合は、まずは必要な機能をリストアップしてみましょう。その後に機能に優先度を付けて導入費用と比べてみると自社に適したツールを選定しやすくなります。
「マニュアル作成ツール」比較検討時の注意点は？
マニュアル作成ツール検討時は「使用感を確かめる」ことが大切です。
ツールを選定する際、多くの方は提供会社のホームページで機能や費用面を比較検討して、導入に至ることが多いです。しかし、実際に導入してみると「思ったよりも使いにくい」や「必要な機能が足りていなかった」という問題が発生することもあります。
無料体験期間が設けられているツールで、使いやすさを確認してから導入するのが良いでしょう。
また必要な機能については、クラウド型のツールでも導入前に提供会社の方で一部機能をカスタマイズできるケースもあります。体験期間に利用してみて、改善したい部分がある場合には問合せてみるとより使いやすいツール選ぶことができますよ。
主要な「マニュアル作成ツール」の一覧
「NotePM」（株式会社プロジェクト・モード （project mode, Inc.））
おすすめ対象者
ツールの使いやすさを重視される方、テレワークの推進により社内でナレッジ共有をしたい方、簡単にマニュアルを作成したい方
主要機能
文書作成、ファイル共有、検索・整理、アクセス制限、変更履歴の自動記録、API・データ出力・外部連携、マルチデバイス対応
特徴
誰がいつどのページを閲覧したかを表示できるので確認の手間が省ける、テンプレート機能が充実、分かりやすい検索機能でマニュアルを簡単に検索できる、誰でも簡単に使うことができる
費用
初期費用 0円、ストレージ容量追加オプション +10GB（1,500円／月）
月額料金／スターター（3ユーザー）：1,000円、5GB
ベーシック（8ユーザー）：3,600円、10GB
スタンダード（15ユーザー）：5,700円、15GB
プラス（25ユーザー）：9,500円、25GB
プロ（50ユーザー）：17,500円、50GB
プレミアム（100ユーザー～）：30,000円～、100GB～【※1,001人以上での利用をご希望される場合は要と問合せ】
無料プラン
有り（30日間のお試しが無料）
サポート
有り（Zoomを使用したNotePMオンラインデモや個別相談会を開催）
「Teachme Biz」（株式会社スタディスト）
おすすめ対象者
動画や写真を使ったマニュアルを簡単に作成したい方、マニュアル確認後のトレーニング（理解度チェック）も行いたい方、多くの従業員を抱えている企業
主要機能
マニュアル作成・共有、スナップショット機能、タスク配信機能、トレーニング機能、閲覧状況把握
特徴
2年連続満足度No.1、無駄なコストを削減できる、PCだけでなくスマートフォンやタブレットから簡単にマニュアルが作成可能、セキュリティー面も安心
費用
選べる3つのプラン
- スターター：月額50,000円（作成・閲覧機能あり、マネジメント機能なし）
- ベーシック：月額100,000円（作成・閲覧機能あり、マネジメント機能なし）
- エンタープライズ：月額300,000円（作成・閲覧機能あり、マネジメント機能なし）
無料プラン
有り（14日間の無料トライアル）
サポート
有り（オンラインサポート、ウェビナー、オンラインヘルプ、活用ガイド、問い合わせ窓口）
「マニュアル作成ツール」導入のメリット、デメリット
マニュアル作成ツールを導入するメリット、デメリットについてお話ししていきます。
マニュアル作成ツールを導入するメリットは「マニュアル作成の時間が大幅に軽減される」や「マニュアル確認後のテストができる」という点が挙げられます。
Power Pointなどでマニュアルを作成することもできますが、テンプレートが無ければゼロから作成しなければなりませんし、手間や時間が掛かってしまいます。また、せっかくマニュアルを作成したのに受講者が理解しにくい内容になっているケースや、やっつけ仕事で受講してしまっているとよくありませんよね。
マニュアル作成ツールを導入することで、テンプレートや動画・画像などを素材としてマニュアルを簡単に作成でき、受講後のトレーニング（テスト）や閲覧状況の把握も行えます。従業員の状況を確認しながら遂行できるので、業務の効率化ができるメリットがあります。
マニュアル作成ツールを導入するデメリットは「スキルによっては負担が掛かってしまう」や「動画や画像を挿入するとデータが重くなってしまう」という点が挙げられます。
マニュアル作成ツールにはテンプレート機能が搭載されているものもあるとはいえ、動画や画像にこだわってしまうと、かえって業務の負担になってしまうことも考えられます。
伝わりやすく理解できるマニュアルを作成するためにはデザイン性も大切ですが、こだわりすぎには注意が必要です。また、動画や画像をマニュアルに挿入することで、ファイルのデータが重たくなってしまうこともあります。マニュアル作成の際にはデータ容量に気を付けましょう。
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