「オンライン商談システム」とは？
オンライン商談システムとはその名の通りオンライン上で顧客との商談が可能になるシステムのことを指します。
働き方改革やコロナ禍により、最近では働く場所を定めないリモートワークやテレワークを導入する企業が増えています。
オンライン商談システムを導入すると自宅にいながらも顧客の商談が可能となるので、移動時間や交通費が不要となり、これまでかかっていたムダなコストをカットできます。
顧客側もコロナ感染のリスクを軽減しながらも商談をすすめることができますし、商談室の予約や待機時間を減らせるため、オンライン商談システムを導入することでアポイントの成功率も高めることのできるシステムです。
「オンライン商談システム」にはどのようなタイプがある？
オンライン商談システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つのタイプが提供されています。クラウド型とオンプレミス型の違いについて簡単にご説明すると、システムを利用するために経由するサーバーが異なります。
クラウド型は提供会社が利用しているサーバーを利用してシステムにアクセスします。そためインターネット環境さえ整っていれば、場所や時間を問わずシステムが利用でます。
また月額課金制なので月額利用料を支払うことでシステムの利用が可能となり、新しいサーバーを設置する必要がなから最短申し込み当日から利用をスタートできてスピーディーです。
クラウド型のデメリットは大衆向けのサーバーを利用してアクセスするので、外部からの不正アクセスのリスクがある点です。システムによってはセキュリティ機能が充実したものも提供されていますので、セキュリティ面が気になる方はしっかり選定しましょう。また既存機能の修正や自社向けのカスタマイズに制限がある点もクラウド型の特徴です。
オンプレミス型は事前に用意した自社専用のサーバーを使ってシステムを利用するため、サーバーの構築・運用費がかかって初期費用が高くなる傾向にあります。
また特定のサーバーを経由しなければシステムが利用できないので、VPNなど外部からアクセスする手段を用意しなければ利用場所に制限が発生します。さらにバージョンアップ版が提供された場合には自社での更新作業が必要なので手間がかかります。
メリットは自社回線だからカスタマイズ性に富んでいることです。自社に合わせて使いやすいように機能の追加や仕様変更ができます。また外部からのアクセスを遮断するのでセキュリティ対策ができ、外部からの不正アクセスのリスクが低いです。
「オンライン商談システム」の選び方は？
オンライン商談システムの選び方のポイントは「同時使用可能なユーザー数」や「回線速度」を基準として選ぶと良いでしょう。
システムの中には同時利用可能なユーザー数に制限があるものもあり、実際に導入してみて使おうとしたら複数の商談が行えなかったということも。複数の商談を行うことを想定している場合は、「同時使用可能なユーザー数」を加味してシステムを検討しましょう。
またオンライン商談において回線状況が悪くて会話が止まってしまったり、うまくコミュニケーションがとれなかったりするとストレスの原因になります。
良い商談ができるように、スムーズに商談が行えるかどうかも重要なポイントとなります。
「オンライン商談システム」比較検討時の注意点は？
オンライン商談システムを導入する際の注意点は相手側の負担を軽減できるかどうかに注意しましょう。オンライン商談システムを取り入れて自社としては作業効率がアップしても、顧客側の負担になってしまっては良い商談とはいえません。
相手側のWebカメラの設置が不要であったり、URLにアクセスするだけで簡単に商談がスタートできたりと、実際の使用感を確かめておく必要があります。
オンライン商談システムのなかには実際に無料お試し期間が設けられているシステムも多いので、導入を検討しているシステムがあれば無料期間で使用感を体験してみましょう。
主要な「オンライン商談システム」の一覧
「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン株式会社）
おすすめ対象者
顧客とのすれ違いを解消したい方、LINE連携でビジネスチャットを利用したい方、オンライン接客のチャンスを広げたい方
主要機能
音声/ビデオ通話、掲示板、カレンダー、アドレス帳、タスク、アンケート、メール、ビジネスチャット（LINE）、Drive、遠隔制御
特徴
コロナ禍のリモート接客をサポート、25万社以上の導入実績、無料版は無期限で使用可能、お客様との距離感を縮めたい方
- フリー：はじめてビジネスチャットを利用する会社が無料で100人まで利用可能
- ライト：1ユーザー300円／月、社内の情報共有が円滑（ユーザー数無制限）
- ベーシック：1ユーザー500円／月 グループウェアとして利用しやすいプラン
- プレミアム：1ユーザー1,000円／月 高いセキュリティと管理機能を必要とする企業向け
・無料プランあり（期間無制限）
・サポートあり（お問い合わせ・ヘルプセンター、別途有料サポートあり）
「RemoMee」（株式会社リンク）
おすすめ対象者
営業活動を効率化したい企業、オンライン環境があればいつでもどこでも商談機能を利用したい方、商談記録を議事録で残したい企業
主要機能
商談予約、グループ機能、バーチャル背景、プロフィール、資料共有、画面共有、チャット・ファイル機能、アジェンダ・自動議事録、カンペ機能、商談メモ、録画
特徴
商談記録を自動で保存、遠方のクライアントも気軽に商談できる、商談予約機能でバッティングの防止
- BIZTEL連携プラン：初期費用100,000円（アカウント設定・オンボーディング費用を含む）、月額費用20,000円
- RemoMeeスタンダードプラン：初期費用100,000円（アカウント設定・オンボーディング費用を含む）、月額費用15,000円
・無料プランなし、無償トライアルあり（30日間無料体験）
・サポートあり（導入サポート、問い合わせ窓口対応、セミナー・イベント開催）
「オンライン商談システム」導入のメリット、デメリット
オンライン商談システムを導入するメリット・デメリットについてお話しします。
オンライン商談システムを導入するメリットは次のようなものが挙げられます。
- 移動時間や交通費などコストの削減
- 顧客とのアポイントが取りやすい
- 遠方でも商談がスムーズにできる
- 商談履歴がデータで残る
オンライン商談システムを導入するメリットの大きな要因として、顧客とのアポイントがスムーズに行えるという点でしょう。
これまでは実際に顧客の会社まで足を運んで商談を行っていましたが、オンライン商談システムを利用することで、自社または自宅にいながら顧客との商談が実現できます。
それにより交通費や時間を大幅に削減できるようになり、コストダウンに繋がります。特に遠方の顧客が多い方は業務の効率化が図れます。
オンライン商談システムを導入するデメリットは「通信環境が悪いと商談内容を聞き取りにくい」や「画面上で相手の細かい表情を受け取りにくい」と言う点です。
オンライン商談システムはインターネット環境を利用してウェブ上で商談を行うので、電波障害や通信環境が悪ければ、会話をうまく聞き取ることができない可能性もあります。
通信環境についてはあらかじめ電波環境の良い場所に移動するなど対策を取ることができます。
またオンライン商談は画面上でコミュニケーションを取るので、相手の表情が読み取りにくいことがあります。商談の際には相手のリアクションを確認しながら商談を行うようにしましょう。
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