「販売管理システム」とは？
「販売管理システム」とは、受注～納品までの一連の販売業務をサポートするシステムです。一般的には、見積もり・受注管理を行う「販売管理機能」、商品の出荷や在庫状況を管理する「在庫管理機能」、仕入れに必要な見積もり・発注管理を行う「購買管理機能」などの機能を搭載します。
そもそも、商品を注文通り届けるためには「どの商品を誰にいつまでに届けるか」という商品の流れをコントロールしなければなりません。さらに、販売した商品について「いつまでに代金を回収するか」といったお金の管理が必要になります。つまり、「商品」と「お金」の管理をサポートするのが販売管理システムです。
「販売管理システム」にはどのようなタイプがある？
販売管理システムには、主に「業界特化型」「汎用型」の2種類があります。
「業界特化型」は特定の業界向けにつくられたタイプ。主に「製造業」「飲食」「アパレル」「医薬品」などの業界に向けたタイプが販売され、それぞれ業界特有の機能を備えているのが特徴です。例えば、食品業界では「賞味期限を管理する機能」・製造業界では「工程管理機能」を備えています。
一方、「汎用型」は業界を問わず広く使えるタイプ。販売管理に関する基本機能が網羅され、製品によってはカスタマイズで必要機能を追加できる場合もあります。
「販売管理システム」の選び方は？
機能性
販売管理システムを比較検討するにあたり、まず機能性をチェックしましょう。あらかじめ自社において必要な機能を整理しておき、必要機能を備えた製品をピックアップするのが重要です。
例えば、多くの在庫を抱える小売業において「在庫管理機能」はマストですが、在庫を持たないIT・Web業界では不要となります。使用しない機能がついた製品では無駄なコストが発生してしまうため、必要な機能を見極めながら製品を比較検討しましょう。
料金
次に、料金体系をチェックしましょう。製品によって「無料期間の有無」「月額払い・年間払い」など料金体系は異なります。企業規模や契約期間によって変わるケースもあるため、必ず自社専用の見積もりをとったうえで比較検討しましょう。
サポート体制
最後に、サポート体制をチェックしましょう。特にシステム導入時は不明点やトラブルも起きがちです。販売管理システムで扱える業務範囲は多岐にわたるため、システムが止まってしまうと大きな損失につながる可能性も否めません。そのため、迅速なサポート体制を整えているかは、製品の比較検討にあたって重要なポイントです。
中には「土日対応可」や「固定営業担当によるサポート」を備えた製品もあります。サポート内容が有料か無料かも確認したうえで、自社にあったサポート体制を有する製品を選びましょう。
「販売管理システム」比較検討時の注意点は？
販売管理システムを導入するにあたって、現場の意見をよく聞くようにしましょう。
販売管理業務には多くの部署・人材が関わる場合がほとんどです。現在は部署ごとに異なるシステムを使用している場合、システムを統一するにあたって各部署の要望をうまく取りまとめられるかが重要なポイントです。
もし、導入したシステムが現場社員にとって使いづらいものであれば、かえって業務に支障をきたしてしまう可能性も否めません。比較検討時は各部署の意見を取り入れ、誰もが利用しやすい製品を選びましょう。
主要な「販売管理システム」の一覧
「楽商」（株式会社日本システムテクノロジー）
・おすすめ対象者：特定業界向けのシステムを求める中堅・中小規模の企業
・主要機能：販売管理、在庫管理、物流管理、ロケーション管理など
・特徴：業界別に16種類のパッケージソフトを用意。
会計ソフトなどの他システムとの連携も可能。
・初期費用、月額費用、その他費用：3,300,000円～（詳細は別途問い合わせ）
・無料プランの有無、無償トライアルの有無：無
・サポートの有無：有（電話・FAX・メールなどによるアフターサポート）
「TRADING-V3」（株式会社サンプランソフト）
・おすすめ対象者：貿易に特化した販売管理システムを求める企業
・主要機能：外貨での債権債務管理、為替差損益の自動計算、船積書類の作成など
・特徴：他通貨での販売業・仕入れ業務に対応。
輸出入ドキュメントの作成も可能で、1つで外貨・貿易業務を完結できます。
・初期費用、月額費用、その他費用：別途問い合わせ
・無料プランの有無、無償トライアルの有無：無
・サポートの有無：有（導入支援・リモート保守など）
「楽楽販売」（株式会社ラクス）
・おすすめ対象者：クラウドタイプの汎用型販売システムを求める企業
・主要機能：受注・発注管理、請求管理、営業案件管理など
・特徴：クラウドながら、マウス操作だけで簡単に自社専用にカスタマイズ。
帳票発行システム「楽楽明細」ほか、さまざまな外部システムとも連携可能。
・初期費用、月額費用、その他費用
初期費用：150,000円
月額費用：60,000円～ ※ユーザ数やデータベース作成数により変動
・無料プランの有無、無償トライアルの有無：有（詳細は別途問い合わせ）
・サポートの有無：有（初期導入サポート、電話・メールでのサポートなど）
「Exequint」（株式会社センチュリーシステムズ）
・おすすめ対象者：幅広い業種に対応した汎用型販売システムを求める企業
・主要機能：在庫管理、見積管理、受注管理、売上管理など
・特徴：幅広い業種に対応し、さらにカスタマイズにも対応。
特に在庫管理機能が充実しており、ロット管理・賞味期限管理などを搭載。
・初期費用、月額費用、その他費用：別途問い合わせ
・無料プランの有無、無償トライアルの有無：別途問い合わせ
・サポートの有無：別途問い合わせ
「販売管理システム」導入のメリット、デメリット
メリット１：業務の効率化に繋がる
販売管理システム導入のメリットは、まず、業務の効率化につながる点です。
販売管理システムを導入すれば、あらゆる情報の一元管理が可能。誰もがシステムを見るだけで案件内容を把握できるため、疑問点を他部署に確認する手間がなくなります。また、書類発行など一部業務を自動化できるため、社員の生産性向上につながるでしょう。
メリット２：業務の属人化防止になる
次に、業務の属人化防止になる点です。業務フローが複雑な場合、経歴の長い社員など一部の人しかできない業務が発生してしまいがち。そこで、販売管理システムにより業務フローを単純化すれば、新人やアルバイトでも同じクオリティで業務を進められるようになります。
メリット３：人為的ミスを防げる
次に、人為的ミスを防げる点です。アナログ作業では入力ミス・社内共有ミスなどの人為的ミスは避けられません。在庫の不足や納品遅延など、販売管理業務でミスがあった場合は顧客からのクレームにつながってしまうリスクがあります。
そこで、販売管理システム導入により作業を自動化すれば、人為的ミスを防いで企業の信用性向上につながります。ミスが起きないようにダブルチェックをしていた場合は、従業員の負担軽減にもなるでしょう。
メリット４：売上データを有効活用できる
最後に、売上データを有効活用できる点です。販売管理システムを利用すれば、リアルタイムで売上データを確認できます。経営者・管理者にとっては「どんな商品が売れているのか」「どの時期に購入が多くみられるのか」などを細かく分析でき、今後の経営判断に役立つでしょう。
デメリット１：導入の手間がかかる
販売管理システム導入のデメリットに、導入の手間が挙げられます。
販売管理システムを導入するにあたり、従業員全員がシステムを操作できるように指導しなくてはなりません。管理者はマニュアル作成・研修の開催などで、導入時は一時的に負担がかかってしまいます。また、導入してからしばらくは管理者に質問が殺到する可能性も頭に入れておきましょう。
デメリット２：業務フローの刷新を伴う
次に、業務フロー刷新に伴う社員の負担が挙げられます。販売管理システム導入にあたり、現在の業務フロー見直しは避けられません。今までとやり方が変わり、導入後しばらくは社内の混乱を招く可能性が高いです。
より混乱を少なくするためにも、導入時に各部署の要望をよく聞き、それぞれの意見を上手く取り入れたシステムを選べるかが重要です。現場とうまくコミュニケーションをとりながら製品を比較検討しましょう。
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