「電子帳票システム」とは？
電子化の帳票を導入する企業が増えています、帳票とは、企業取引に必要な契約書、請求書、納品書など業務上で作成される書類をいい、ペーパーレス化の進むいま、電子帳票システムへの移行により業務の効率化を図ることが可能となります。
電子帳票システムの普及は、2022年1月より適用される「電子帳簿保存法改正」により大きく変zu っていく見込みです。従来の紙文書から電子帳票への移行を認める法律は、日本政府が推進しているDX化に伴う動きとなります。
紙文書での対応は書類の保管が7年間という規定がありましたが、電子帳票システムによるデータ管理では1年ごとに破棄することが可能となっています。
電子帳票システムは、帳票管理の自動化により電子データでの保管や管理が改善され、デジタル上で業務を完結することができ、紙文書による不都合な業務も一新されるメリットがあります。
電子帳票システムの主な機能
・帳票作成：レイアウトを決め、システム管理された帳票への入力は、手作業からの手間暇が一掃され、必要なデータのみをCSVやPDFで抽出し帳票作成の作業がかんたんに出来るようになります。
・帳票配信：メール、FAX、郵送などアナログ作業の代わりにデジタル上で帳票を自動配信することができます。
・帳票管理：帳票の電子化で一括管理ができます。手作業から自動化の移行でデータ取り込み、データ削除、社内間でのデータ共有作業の効率化が図れる機能です。
・帳票検索：勘定科目や日付、取引している企業名などの情報からの検索で、必要な帳票をすぐに探すことが可能となり、従来の紙文書での業務から大きな効率化向上に繋がる機能です。
・連携機能：企業で使っているほかの業務機能とのデータの連携は、円滑な業務体制作りに便利な機能です。
・セキュリティ対策：情報漏えいや操作ミスによるデータ紛失など、アクセスできるユーザーの使える機能の制限など、電子化によるセキュリティ防止に供えます。
「電子帳票システム」にはどのようなタイプがある？
「電子帳票システム」は大きく分けて３つ【作成】【配信】【管理】に分類できます。
作成：紙文書の場合、エクセル入力で書類作成には機能の制限がありますが、電子帳票の場合、帳票のレイアウトを決め、業務システムからのデータをもとに作成が可能となります。
配信：紙文書の場合、手作業による郵便物の投函や印刷作業がありますが、電子帳票の場合、印刷工程がなくなり帳票の量に関係なく、スケジュール設定に合わせて短時間で作業を行うことができます。
管理：紙文書の場合、印刷文書をファイリングし、保管場所への収納が必要ですが、電子帳票の場合は、データ一括管理がデジタル化できるので、検索作業の効率化やセキュリティ対策のある電子保存が可能となります。
「電子帳票システム」の選び方は？
・自社での業務に合ったシステムを選び、必要な機能は備わっているか？
・帳票の電子化業務の効果にあったコストであるか？
・セキュリティ対策はあるか？外部からの不正アクセスの防止など。
・導入コストと運用コストがかかるので予算に合わせて選ぶ。
・クラウド型かオンプレミス型か検討する。
「電子帳票システム」比較検討時の注意点は？
自社業務の目的に合った機能サービスの導入が、企業での担当者と企業取引先との連携に効果が見込めるか、導入前の検討が必要です。
紙文書での業務と同じ作業が電子化することによって得られるメリットをよく理解してから、何が効率化をもたらすのかを把握してからの導入がお勧めです。
主要な「電子帳票システム」の一覧
「Concur Invoice 」（株式会社コンカー）
https://www.concur.co.jp/invoice-management
おすすめ対象者
請求書管理の効率化を検討している企業
主要機能
スタンダード版では、発注申請／請求書支払いオンライン申請／請求書支払いオンライン承認／モバイル承認／自動突合（発注申請、納品情報、請求書情報）／請求書電子帳簿保存法対応／レポート機能／
プロフェッショナル版では＋機能に、同席者情報の記録／承認フローをカスタマイズ可能／SAP Concur App Center／VAT追跡／が使用可能。
特徴
請求書自動化／電子取引先とはデジタルで帳票連携／クラウド上で一括管理
費用
問い合わせ
サポート
ユーザーサポートデスクとサービスアドミニストレーションによるサポート有り。請求処理や発注申請の豊富なサポート体制。
「invoiceAgent TransPrint」（ウイングアーク１ｓｔ株式会社）
https://www.wingarc.com/product/ia/transprint/index.html
おすすめ対象者
帳票管理コスト削減を検討している企業
主要機能
PDFファイルの分割機能／自動仕分け機能／簡易承認フロー機能／
画像イメージ付加機能／メールアドレス収集機能／郵送サービス
特徴
現状維持しながら電子化へ移行できる／取引企業と電子化の連携／WEBと郵送の複合サービス
費用
スタンダードプラン月額65,000円／初期費用：800,000円
サポート
クラウドサポート、製品サポート有り
「@Tovas（あっととばす）」（コクヨ株式会社）
おすすめ対象者
取引先に応じた配信手段をしたい企業
主要機能
「送る」「確認・管理する」「セキュリティ」の3つの充実した機能
特徴
取引先に合わせた送信サービス／専用管理機能【統合管理センター】による一括管理／安心セキュリティ対応／全データの暗号化・ウイルスチェック
費用
問い合わせ
サポート
有り
「FIBRIDGEII」（JFEシステムズ株式会社）
https://www.jfe-systems.com/products/fibridge/fibridge.html
おすすめ対象者
業種に問わず対応できる
主要機能
帳票データを超高速取込／高速検索／多彩なオプション機能
特徴
安全のデータ管理／内部統制をサポート／操作が簡単／
費用
問い合わせ
「請求管理ロボ」（株式会社ROBOT PAYMENT）
https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/
おすすめ対象者
経理業務の効率化とDX促進企業
主要機能
SFA,CRM連携／請求書自動送付／請求書自動発行／入金消込／会計の連携／
特徴
請求書業務、債務管理の効率化／請求代行サービス／
費用
電子化プラン月額20,000円／請求管理プラン月額30,000円／電子化消込プラン月額50,000円／導入・定着支援費用（3ヶ月）電子化プラン120,000円・請求管理プラン300,000円
サポート
3ヵ月の導入サポート、定着化を進めるためのメールサポート、ユーザー会による活用のためのサポート
「電子帳票システム」導入のメリット、デメリット
メリット
・ペーパレス化により印刷費を削ることができ、コスト削減に繋がります
・紙文書の保存場所が無くなりオフィス環境がスマートになります。
・帳票を探す手間がなくなり、帳票検索の電子化で効率よい労働時間が保たれます。
・紙文書の場合災害等での紛失が大きなリスクを伴いますが、データ化された帳票は、バックアップ機能により紛失の回避が可能となります。
デメリット
・新しいシステム導入時には初期費用がかりますが、ペーパレス化することのメリットを考慮して、電子帳票システムに移行することで生み出すメリットに繋げていきましょう。
オンプレミス型システムよりも、クラウド型システムの方が導入初期費用は抑えられます。
・帳票検索する時にすばやく対応できるように、常にデータ管理やが必要となります。
・デジタル化への移行には、管理者の負担や従業員への操作レックチャーなどに時間がかかります。新しいシステムが定着するまでには、紙文書から電子化するまでの運用プロセスにかかる時間やコストに関して、十分な体制が必要となります。
・クラウド型のシステムでない場合は、ネット回線がないと活用できません。クラウド型でデータ保存する場合はバックアップ機能を使ってデータ管理が必要です。
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