「人事システム」とは？
人事システムとは会社において導入されることの多い、従業員の労務状況などの給与計算から人事評価、人事情報などを管理するITシステムのことを指します。
会社は従業員が稼働して利益を得ることで成り立っていますから、会社は従業員に対して労働時間の管理やスキルや功績に応じた適切な評価を下す必要があります。
従業員の数が多ければ多いほど、従業員の情報を把握して正確に管理することは難しいです。人事システムは従業員の情報をデータとして保存しておくことができるので、今や企業に不可欠なツールとなっています。
「人事システム」にはどのようなタイプがある？
人事システムは大きく分けると“クラウド型”と“パッケージ型”と“オンプレミス型”の3つのタイプに分かれます。
クラウド型はインターネット上のサーバーを利用して接続するので、時間や場所を問わずにインターネット環境があればいつでも利用できるものです。インターネット上のデータセンターなどにデータを預けることができるので、情報の管理やメンテナンス・保守も不要なので、低コストで導入できます。
自社用にカスタマイズをしたいという方であれば、オンプレミス型がおすすめです。
しかし、自前でサーバーを用意しなければなりませんし、システムの構築やメンテナンスが必要です。自由度が高いので自社に合わせてカスタマイズできますが、手間やコストがかかります。
パッケージ型はその名の通り、すでにパッケージ化されているソフトウェアを利用してシステムを運用します。パッケージ化されているため導入も簡単で低コストですが、すでに構築されているサービスしか利用することはできません。
「人事システム」の選び方は？
人事システムを導入する際にはどのようにツールを選べばよいのでしょうか。
人事システムの選定は先ほどお伝えしたクラウド型やパッケージ型などの“タイプ”を軸にして選ぶ、もしくは“機能を重視”して選ぶのが一般的です。
自社のサーバーを利用して、多機能にカスタマイズを行って使用したいのにパッケージ型を購入してしまっては意味がありませんよね。
カスタマイズしたい場合はオンプレミス型、提供会社の既存システムを使用してなるべく低コストで早く導入したいという方はパッケージ型やクラウド型を選ぶのがオススメです。
機能重視して人事システムを選ぶなら、人事システムに期待する機能に着目しましょう。
人事システムの主な機能は、次のようなものが挙げられます。
・勤怠管理
・給与計算
・労務管理
・教育、研修
・採用管理
・人事評価
検討している人事システムを導入することで、目的・課題をクリアできるかどうかのポイントも重要です。
例えば、人事システムを導入することで勤怠管理や給与計算などを行って業務の効率化を図りたいという場合は、その面に特化したツールを導入するのがベストです。
「人事システム」比較検討時の注意点は？
人事システムの比較検討を行う際、どういった点に気を付ければよいのでしょうか。人事システムを導入する際の注意点についてお話しします。
人事システムを比較する場合、次の4つのポイントに着目しましょう。
・目的を達成できるか
・操作性
・サポート体制
・コスト
人事システムは給与計算から人事評価までさまざまな業務の効率化をサポートしてくれるツールです。目的となるコンテンツが導入されているかどうかは大きな判断基準となります。
次に、人事担当者だけでなく従業員も使用するシステムですから、操作性が分かりやすいことも重要です。せっかく導入したのにかえって手間がかかってしまったということがないよう、ツールの操作性については知っておく必要があります。
利用をする上でのサポート体制やコストについても、比較検討時にしっかりと把握しておくと良いでしょう。
主要な「人事システム」の一覧
「KING OF TIME」（株式会社ヒューマンテクノロジーズ）
おすすめ対象者
勤怠や給与計算を自動集計してほしい企業、テレワークなどを導入しており、タイムカードを廃止したい企業
主要機能
給与計算、労務管理、人事管理、組織戦略、シフト管理、データ分析、PCログオン管理、入退室管理、ビジネスチャット、給与前払い、売上管理、メンタルヘルスなどさまざまな機能を連携し、活用の幅が広い
特徴
勤怠管理システム市場シェアNo.1の実力派
出勤時は指紋を登録しておくことで、スマートに打刻ができる
テレワーク時はインターネット環境があれば、いつでもどこからでも打刻が可能
スケジュールやシフト管理もできる
費用
初期費用0円、月額費用300円（1ユーザー）
毎月打刻した人数に応じて月額のランキングコストが決定するので、無駄なコストが掛からない
無料お試し
期間／30日間
サポート
週に2回のオンラインセミナーを開催しており、公式ホームページ上に操作などを説明する動画がアップされているので、不明な点をすぐに解決しやすい特徴があります。
無用体験から導入までのサポートも専門スタッフが行うので、システムの操作が苦手な方でも安心です。
「HRBrain」（株式会社HRBrain）
おすすめ対象者
使いやすさを重視したい企業、採用から優秀な人材の長期活躍までのデータを一元管理して見える化したい企業、人事評価にかかる工数を削減したい企業
主要機能
人事評価管理から人事制度構築、タレントマネジメントを行える
社員のスキルや特徴を一元管理できるので、データ分析が簡単にできる
特徴
顧客満足度No.1のタレントマネジメントシステムで、即日導入可能なのでスムーズに運用できる。
タブレットやスマートフォンからも操作可能
人事異動や組織変更にも画面上から簡単に設定の変更ができる
費用
月額69,800円から利用可能。社員数によって費用が変動しますが、追加のオプションの費用なし（初期費用は問合せが必要）。
無料お試し
期間／7日間
サポート
あり
無料導入時に「画面を見ながら説明してほしい」という要望にも対応可能。
導入後は専任の担当が付くので、不明点があればすぐにサポートしてくれるので安心。
「人事システム」導入のメリット、デメリット
人事システムを導入することによる、メリット・デメリットについてお話ししていきます。
人事システムの導入のメリットは、データが一元管理することにより業務の効率化ができ、人事担当者の負担が軽減されることです。さらにシステムで自動処理が行われるので労働時間が減り、人件費がコストダウンできます。
また従業員の適正を正確に判断することで、人材を適材適所に配置できるという点もメリットと言えるでしょう。従業員数が多いと、従業員のスキルを把握することは難しくなってしまいますが、人事システムを導入することで容易に情報をマージできます。
人事システム導入のデメリットは導入時のデータの構築を行わなければならないことです。システムを導入する時には初めに従業員のデータを登録しなければなりません。その後の運用のことを考慮するとデメリットとは考えにくいですが、導入時には手間となってしまいます。 また人事システムを導入することで、情報漏洩のリスクが発生してしまうこともデメリットだと言えるでしょう。情報漏洩が心配だという方は、提供会社のサーバーを利用して運用する人事システムではなく、自社サーバーを利用して利用するオンプレミス型の人事システムを導入することで、情報漏洩は避けられます。
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